Ce poţi face cu Gmail? – partea a II-a

Într-o perioadă în care un cont Google a devenit indispensabil, mai ales dacă foloseşti un Android, este foarte important să ştii ce poţi face cu Gmail.

Indiferent dacă aţi fost obligaţi să aveţi un cont Google pentru a profita de toate funcţiile incorporate din smartphone-ul vostru cu Android sau v-aţi făcut un astfel de cont deoarece vă încântă interfaţa web a serviciului, este foarte important să ştiţi cât de multe funcţii avansate se ascund în spatele său. Ajuns la episodul al doilea, am început acest serial de tutoriale pentru a explica în detaliu mai multe particularităţi care vă fac viaţa mai uşoară.

Unele dintre ele le-aţi putea considera evidente, altele s-ar putea să consideraţi că nu se aplică în cazul vostru, dar vor exista cu siguranţă şi acele sfaturi care, într-un mod autentic, vă vor face mai eficienţi şi vă vor entuziasm. Din punctul meu de vedere, este uimitor ce poţi face cu Gmail, motiv pentru care, ar fi păcat să nu parcurgeţi aceste articole măcar o singură dată.

Cum să ai mai multe conturi Gmail active

Motivul pentru care ţi-ai dori două sau mai multe conturi Gmail este irelevant. Important este să le poţi accesa cu uşurinţă, fără să dai 20 de click-uri sau să ieşi dintr-un cont, să intri într-altul şi să te întrebi în permanenţă ce Inbox ai în faţa ochilor. Soluţia este foarte simplă şi funcţionează în orice browser, deşi, dacă o veţi folosi în Chrome, veţi avea avantajul că veţi rămâne în permanenţă autentificaţi pe două sau mai multe conturi chiar şi după ce aţi închis şi redeschis browser-ul.

În primul rând trebuie să intraţi pe Gmail cu contul vostru de email principal sau favorit. În momentul în care în colţul din dreapta sus vă va apărea avatarul, faceţi un click pe el, urmat de un al doilea click pe Add account. Autentificaţi-vă în noua fereastră cu numele de utilizator şi parola aferente celui de al doilea cont. Repetaţi procedura pentru un număr virtual nelimitat de conturi de Gmail. Instant, în browser vi se va deschide un nou tab cu cel de al doilea cont de email. Dacă respectivul fenomen nu se întâmplă, puteţi oricând să faceţi din nou click în dreapta sus pe avatarul vostru şi un al doilea click pe adresa de email de interes.

Apropo, indiferent câte conturi aveţi, doar prin prisma contului vostru principal de Google vă veţi putea accesa contul de Google Drive, Google Apps, YouTube şi altele. Pentru a folosi o adresă de email secundară pentru aceste servicii, trebuie să ieşiţi complet din contul vostru de Gmail şi să vă autentificaţi cu alt cont.

Căutare avansată în Gmail

Nu trebuie să treacă foarte mult timp din momentul în care v-aţi făcut un cont de Gmail până când nu reuşiţi să mai găsiţi un email. Inbox-ul se aglomerează rapid şi aveţi nevoie urgentă de un mod avansat de căutare. Acesta există de mult timp în Gmail şi, deşi nu sare în ochi, poate fi accesat cu uşurinţă.

În momentul în care căutaţi un mesaj, puteţi apela la bara de căutare de deasupra inbox-ului. Tot de acolo, puteţi iniţia o căutare pe Google. Nu trebuie decât să introduceţi termenii doriţi şi să apăsaţi pe Shift+Enter pentru a căuta ceva pe internet în afara inbox-ului. Dacă vreţi să începeţi o căutare avansată, un amalgam de criterii vor ieşi la iveală când faceţi un click pe săgetuţa în jos din stânga butonului albastru.

Printr-o fereastră similară cu cea imortalizată mai sus, puteţi căuta emailuri după expeditor, după destinatar, subiect, anumite cuvinte cheie sau ataşament. Pentru a facilita găsirea unor mesaje pe viitor după aceleaşi criterii, puteţi salva toţi parametrii introduşi sub formă de filtru printr-un click pe ,,Create filter with this search.” Tot de aici puteţi găsi rapid email-uri cu ataşamente uriaşe care vă ocupă foarte mult spaţiu şi de care aţi uitat.

Gmail, Google Contacts şi Google Tasks

Printr-un click pe butonul marcat foarte evident Gmail din colţul din stânga sus, puteţi sări la două secţiuni complet diferite din interfaţa web a site-ului. Este vorba de Google Contacts sau Google Tasks. Acesta din urmă poate fi folosit ca un sistem foarte eficient de notiţe care se sincronizează cu un smartphone sau o tabletă cu Android. Butonul Contacts înfăţişează o listă actualizată cu contactele voastre de pe telefon. Respectiva listă poate fi foarte uşor sortată, modificată sau actualizată, context în care, în timp real, modificările se vor propaga pe Android-ul din buzunar. Tot de aici puteţi exporta întreaga baza de date pentru backup sau puteţi importa o bază de date existentă din Outlook sau iCloud. Toate aceste funcţii le găsiţi în spatele butonului More dintre lista de contacte şi bara de căutare.

Sortare avansată în Gmail

Deasupra Inbox-ului există câteva butoane care vă ajută să interacţionaţi cu lista voastră stufoasă de mesaje. Unele dintre ele sunt sugestive, iar altele apar doar în momentul în care bifaţi unul sau mai multe email-uri. Acestea din urmă ne interesează pe noi. Ca idee, mesajele din Gmail pot fi foarte uşor mutate dintr-o parte în alta cu drag&drop. Dacă vreţi însă mai multă precizie la capitolul triere, ideal ar fi să apelaţi la etichete sau label-uri. Acestea din urmă pot funcţiona atât ca un fel de directoare cu scrisori în format electronic, cât şi ca simple criterii suplimentare de sortare.

După ce aţi selectat unul sau mai multe mesaje, printr-un click pe butonul cu sigla de director, puteţi alege directorul de destinaţie în care acelea vor fi mutate. Printr-un click suplimentar pe Create New, puteţi defini noi destinaţii în timp real. Dacă nu vreţi să vă mutaţi mesajele, ci doar să le găsiţi mai uşor pe viitor, după selectare, faceţi click pe butonul similar cu o etichetă de preţ şi asociaţi-le, prin bifare, una sau mai multe etichete. Sistemul este cât se poate de intuitiv.