Cum configuraţi contul de Gmail pe Outlook şi sincronizaţi contactele în două sensuri?

Dacă v-aţi obişnuit să folosiţi un client de mail pentru PC sau Mac, ar fi bine să ştiţi cum să configuraţi un cont de Gmail pe Outlook şi cum să vă exportaţi contactele.

Într-o perioadă în care avem mailurile pe telefon, tabletă sau în orice browser de internet, este doar o chestiune de timp până vă doriţi să aveţi acelaşi confort în a interacţiona cu mesajele printr-un client de mail dedicat şi pe PC. O astfel de aplicaţie vine cu multe beneficii, cel mai important dintre ele fiind faptul că funcţionează fără probleme în lipsa unei conexiuni la internet. În plus, puteţi căuta mult mai uşor prin mesajele voastre şi aveţi un amalgam de opţiuni pentru a le marca individual sau pentru a le filtra pe diverse tipuri de criterii: expeditor, cuvinte cheie, subiect, conţinut mesaj, etc. Din multe puncte de vedere, Microsoft Outlook este unul dintre cele mai versatile dintre aplicaţiile de acest gen şi, dacă aveţi deja o licenţă de Microsoft Office, este foarte probabil să-l aveţi deja instalat. Windows Live Mail, inclus în pachetul de aplicaţii gratuite Windows Essentials este o alternativă decentă, la fel şi Mozilla Thunderbird. Indiferent de varianta pe care o alegeţi, aspectele pe care le voi detalia mai jos sunt la fel de utile.

Cum configuraţi contul de Gmail pe Outlook?

În funcţie de versiunea de Outlook pe care o aveţi instalată, modul în care adăugaţi un cont de de email nou pentru a-l utiliza in-app variază. În Outlook 2013 şi 2010, trebuie să faceţi click pe File şi Add Account, să introduceţi adresa voastră de email, numele care vă doriţi să apară pe un mesaj şi parola. În Outlook 2007, accesaţi meniul Tools/Instrumente – Account Settings/Setări Cont, pe prima pagină de meniu, intitulată Email faceţi un alt click pe nou. Dacă folosiţi o versiune mai veche de Outlook, gen 2000 sau 2003, din meniul Tools trebuie să faceţi click pe Email Account şi un alt click pe Add a new email account.

Indiferent de scenariul pe care îl urmaţi, este foarte probabil ca Outlook sau orice alt client de email pe care îl utilizaţi să nu poată prelua automat parametrii de configurare ai serverului vostru de email, în acest caz Gmail. Din acest motiv le voi detalia mai jos, cu câteva explicaţii. Gmail funcţionează atât prin POP3, cât şi prin IMAP. Diferenţa dintre cele două este că POP3 funcţionează aproape exclusiv într-un singur sens. Un client de email configurat prin acest standard nu poate decât să descarce mesaje noi de pe server şi, opţional, să le şteargă după ce le-a descărcat. IMAP este mult mai deştept şi potrivit secolului în care trăim deoarece comunică în două sensuri. Astfel, dacă aveţi acelaşi cont de email configurat pe mai mult dispozitive, se sincronizează faptul că unele mesaj sunt citite, se sincronizează faptul că aţi marcat pentru lectură ulterioară sau răspuns un anumit mesaj şi multe alte informaţii. În ceea ce priveşte serverul de expediere mesaje, acela poartă numele de SMTP şi nu s-a schimbat semnificativ în ultimii ani.

Setări servere Gmail

Cu parametrii detaliaţi mai sus, operaţiunea de configurare a unui cont de Gmail pe Outlook ar trebui să meargă ca unsă, cu o singură excepţie. Dacă folosiţi autentificarea în doi paşi, prin SMS sau Google Authenticator pe Android sau iOS, aveţi nevoie de o parolă specifică unei aplicaţii. Aceasta poate fi generată la adresa security.google.com/settings/security/apppasswords după ce v-aţi autentificat cu numele şi parola voastră. În partea de jos a acestei pagini, în partea stângă, alegeţi Mail la ,,Select App”, iar în partea dreaptă la ,,Select Device” optaţi pentru Windows Computer. O nouă parolă complexă, de unică folosinţă, de forma gbjb tcad smrs ydxy va fi afişată când apăsaţi pe butonul Generate.

Cum exportaţi şi importaţi contactele voastre în Gmail?

Ca utilizator de Android este aproape inevitabil să aveţi contactele voastre sincronizate cu Gmail. În acelaşi timp, este inevitabil ca la un moment dat să vreţi să le exportaţi de acolo pentru backup sau pentru a le importa într-un telefon care nu este capabil să şi le importe singur din contul vostru Google. Undeva destul de sus pe lista motivelor s-ar putea afla şi ideea de a exporta acea listă stufoasă de contacte cu scopul de a le importa în secunda următoare în Outlook. Astfel, dacă rămâneţi fără baterie la telefon şi nu aveţi acces la o conexiune la internet, puteţi porni laptopul şi toată agenda voastră este în clientul de email preferat. Reversul medaliei este de asemenea valabil. În cazul în care v-aţi exportat contactele din iCloud sau Windows Contacts şi vreţi să le importaţi în Gmail, trebuie să urmaţi aceeaşi paşi.

În primul rând trebuie să vă accesaţi contul vostru de Gmail la adresa Gmail.com. În partea stângă sus, unde scrie cuvântul Gmail, deasupra la Compose, faceţi un click şi selectaţi Contacts. Veţi fi întâmpinat de o pagină similară cu cea de mai sus. Aici, din meniul More, alegeţi varianta Export. Optaţi pentru toate contactele printr-o bifă pe All contacts şi, dacă vreţi să le importaţi în iCloud sau orice altă aplicaţie bifaţi vCard format. Dacă vreţi să importaţi respectiva colecţie de contacte în Outlook, optaţi pentru Outlook CSV. În momentul în care veţi face click pe butonul albastru marcat export veţi fi invitat să alegeţi o locaţie din computerul vostru pentru a salva respectivele contacte sub forma unui singur fişier.

Pentru a importa contacte în Gmail, din acelaşi meniu More pe care îl vedeţi când intraţi în Gmail – Contacts, faceţi click pe Import. În această nouă fereastră, identică cu cea de mai sus, sunt suportate pentru import o varietate de formate cu liste cu contacte, dintr-un număr foarte mare de surse. Este suficient doar să-l alegeţi din computer prin butonul Choose File şi să apăsaţi pe butonul Import. Dacă pe ecran va fi afişat vreun mesaj de eroare referitor la formatul fişierului ales, deschideţi acel CSV în Excel şi ştergeţi câteva coloane, rămânând în capul de tabel cu structura: First Name, Last Name, E-mail Adress, Home Adress, Mobile Phone. Dacă preferaţi, First Name şi Last Name pot fi înlocuite doar cu Name.

Cum exportaţi şi importaţi contactele voastre în Outlook?

Pentru a exporta contacte din Outlook 2010 şi 2013, porniţi aplicaţia şi din meniul file faceţi click pe Open & Export şi pe Import/Export. Veţi fi întâmpinat de un asistent cu mai mai multe opţiuni, dintre care trebuie să o alegeţi pe cea marcată ,,Export to a file”. Apăsaţi pe Next. La pasul următor alegeţi Comma Separated Values ca format şi confirmaţi alegerea cu Next. Dintr-o listă stufoasă cu directoare afişate la pasul următor alegeţi-l pe cel marcat Contacts şi faceţi click din nou pe Next. Ultima etapă implică alegerea unei destinaţii pentru fişierul exportat. Click pe Next şi Finish.

Partea de importare a contactelor în Outlook se realizează din acelaşi meniu marcat Import/Export din File – Open & Export. Cu menţiunea că, atunci când veţi ajunge la fereastra de mai sus trebuie să optaţi pentru Import a VCARD file (.vcf). La pasul următor va trebui să alegeţi respectivul fişier şi, ulterior să alegeţi un director destinaţie pentru informaţiile din interiorul său. La acel pas puteţi alege secţiunea nativă intitulată Contacts din Outlook sau puteţi crea un director nou doar pentru contactele din Gmail, de exemplu.

Sincronizarea de contacte între Outlook şi iCloud sau iTunes

Dacă printre gadgeturile voastre se numără mai degrabă iDevice-uri decât Androide, există o soluţie foarte simplă pentru a vă păstra în siguranţă contactele şi de pe aceste dispozitive în Outlook. Pe marginea acestui subiect am făcut un tutorial în urmă cu aproximativ o lună intitulat foarte concludent Playtech te învață: Tutorial de sincronizare iPhone cu Outlook.

În rest, lucrurile ar trebui să fie destul de clare, dar dacă întâmpinaţi vreo situaţie neprevăzută, o puteţi formula sub formă de întrebare în secţiunea de comentarii şi voi încerca să vă ajut.