Cum vedem suita Office 365 dupa un an de existenta
Luna trecuta, Microsoft Office 365 a sarbatorit un an de existenta. Totusi, dupa atata vreme, consumatorul de rand nu prea are idee ce inseamna si ce se poate face cu aceasta suita software – subliniez, ma refer aici la consumatorul de rand, nu la cel de business. Stiu ca este destul de greu sa promovezi un nou concept de software si stiu si cat de reticent este cumparatorul in fata serviciilor de tip cloud.
In prima faza, Office 365 a reprezentat o relansare a lui Business Productivity Online Suite (BPOS). Suita Basic a lui Office 365 reprezinta in fapt un upgrade al versiunii 2010 de Exchange, SharePoint, Office Communications Online si Live Meeting. Ultimele doua sunt integrate acum sub denumirea de Lync. Chiar daca la inceput a fost privit destul de sceptic, ca un rebranding al serviciului BPOS mentionat mai sus, includerea software-ului de baza pentru vizionarea si editarea documentelor a fost elementul ce a adus o valoare adaugata pachetului. Pe langa asta, cresterea numarului de optiuni din Outlook Web access si SharePoint 2010 a fost considerabila.
Am analizat timp de cateva saptamani suita Office 365, la momentul lansarii acesteia in iunie 2011, si mentionand faptul ca am pornit cu ideea ca nu este cea mai buna solutie si am sa ii gasesc eu o multime de defecte… nu am reusit. Dupa incursiunea respectiva am ramas doar cu impresii placute, recunosc.
Am sa va spun si care sunt avantajele acestei suite software, dar mai intai sa lamurim singurul dezavantaj pe care l-am gasit, si acela de ordin psihologic.
Pentru ca informatia nu mai este stocata pe computerul sau serverul propriu, ci „in cloud”, se crede ca poate fi accesata si de altcineva. Gresit! Chiar daca informatiile respective sunt pe servere online, ele pot fi accesate doar de utilizatorul de drept. Sigur, Microsoft poate avea dreptul la acces in cazul in care i se cere acest lucru de catre organele competente si sub prevederea legii, insa in rest compania nu este responsabila pentru ce documente salvezi in cloud.
Voi incepe cu o imagine mai mult decat sugestiva: prezentarea optiunilor de care poti dispune la achizitionarea unui anumit pachet de Office 365. Click pe imaginea de mai jos pentru a o mari:
Costuri de implementare
Dupa cum se poate observa, exista mai multe planuri, in functie de nevoile utilizatorului.
Primul plan, Email, este disponibil la doar 4 dolari pe luna/utilizator si ofera un spatiu de stocare de 25 GB pentru casuta de mail, accesul la contacte si la calendar de pe orice dispozitiv si access la Active Directory.
Urmatoarele planuri ofera in plus posibilitatea de a crea site-uri intranet sau hosting pentru site-ul companiei, posibilitatea de a crea, edita si viziona documente de tip office si posibilitatea de a efectua conferinte video intre utilizatori, totul din aceeasi interfata deja cunoscuta si usor de utilizat. Pretuirle urca pana la 22 dolari/utilizator pe luna insa pentru acesti bani se obtine accesul si la o licenta de Office 2010 pentru 5 dispozitive/utilizator si optiunea de a configura un server Lync direct la sediul cilentului.
Poate vi se pare mult la prima vedere. Daca faceti un calcul insa, pentru o companie noua de dimensiuni reduse, cu 5 angajati, veti observa ca plata unei sume de 30 dolari pe luna este mult mai rentabila decat achizitionarea de licente individuale in valoare de 200-300 dolari pentru fiecare angajat. Nu mai luam in calcul si configurarea si cumpararea unei licente pentru Microsoft Exchange Server.
De asemenea, upgrade-ul se va realiza automat pe viitor, nu mai este nevoie de noi investitii in acest software, iar disponibilitatea pentru informatiile din cloud este la indemana 24 ore pe zi 7 zile din 7. Unii dintre voi poate nu sunteti de acord si veti spune ca acest lucru este posibil si cu o solutie instalata direct la client. Da, de acord, insa serverul clientului are si el nevoie de mentenanta periodica, este nevoie de un personal de IT care sa se ocupe de eventualele modificari ale acestuia, este un personal care trebuie platit in mod constant pentru a fi la fata locului cand nu functioneaza ceva. Aici mai adaugi daca vrei sa calculezi corect si costurile hardware ale echipamentelor, pe langa o licenta de Windows 2008 Server minim, si costurile lunare ale consumului de energie cu acest echipament.
Acestea sunt costuri pe care o companie mica nu si le poate permite si astfel risca folosirea software-ului in mod ilegal.
Un alt avantaj in ceea ce priveste companiile mici este ca pot alege o versiune de baza pentru comunicare pe e-mail, pentru ca ulterior, odata ce se diferentiaza cerintele acestora, pot face foarte usor upgrade la o solutie mai complexa ce include si domenii proprii si comunicare de tip video si voce.
Servicii de tip „Cloud”
Acest lucru nu se aplica si la Office 365. Aici poate fi configurat un spatiu comun de lucru folosind Office Sharepoint Workspace, unde sunt salvate documentele comune sau selectate de utilizator, care poate lucra linistit pe ele si apoi salvarile se fac automat pe server in momentul in care PC-ul se conecteaza la internet. Toate acestea sunt gandite pentru confortul psihic al utilizatorului – daca va ganditi bine, primul lucru pe care il facem atunci cand pornim un PC este stabilirea unei conexiuni la internet, asta daca nu se face automat acasa, sau cautarea unui AP Wireless. Abia apoi incepem sa lucram pe computer, dupa ce in prealabil am verificat mailul de firma, cel privat, pagina de Facebook…
Sharepoint 2010 poate functiona in Office 365 si cu o prezenta minima online, mai mult pentru a atesta existenta companiei respective. Sunt limitate optiunile pentru pagina companiei si este inca nevoie de un website propriu pe server dedicat. Pentru firme al caror scoponline nu este decat comunicarea unor numere de telefon si a unei adrese, fara o oferta completa a produselor sale, aceasta solutie este binevenita.
Lync este solutia cea mai interesanta inclusa in Office 365. Ea reprezinta un mod de comunicare complet si sigur pentru text, voce si chiar si video. Se pot trimite si vizualiza si documente in timp real intre mai multi participanti.
Aici intervine din nou scepticismul unora care folosesc „Yahoo Messenger-ul” de o viata si care sunt foarte multumiti de el. Bine, sunt de acord Yahoo Messenger e o solutie buna… pentru palavragit cu prietenii! Nu este o solutie recomandata de nimeni pentru comunicarea de informatii sensibile, date despre firma, planuri, rapoarte…etc. Un cont de YM poate fi atat de usor monitorizat, spart, copiat… iar concurenta poate afla in cateva minute de planurile voastre de viitor sau de ideile pentru noile produse, ba chiar si de planurile complete ale acestora. Iar apoi puteti sa plangeti cat vreti in fata tribunalului ca v-au furat ideile, cand de fapt vina este a voastra, ca ati folosit un serviciu public slab securizat.
Office 365 Offline sau Online?
Intrebarea multor dintre utilizatori este cum se sincronizeaza Office 365 din online in mediul offline. Foarte simplu, folosind Outlook 2010 si Web Apps. Sincronizarea informatiilor se face in mod automat fara nici un fel de setari aditionale. Avem nevoie doar de numele de utilizator si parola. De asemenea, sincronizarea se face in mod constant atunci cand aveti access la internet, asa cum am mentionat si mai sus.
Office 365 dupa un an de prezenta
In pofida eforturilor constante ale lui Microsoft, dupa 3 luni de la lansare Office 365 numara doar cateva mii de utilizatori, majoritatea dintre acestia in varianta Free Trial. Situatia s-a schimbat mult in urmatoarele 6 luni, cand adoptia a ajuns la cifre mult mai spectaculoase. Nu am conceput acest articol pentru a vorbi despre cifre de adoptie, dar sunt cateva elemente ce merita mentionate.
Suita este disponibila acum in nu mai putin de 32 de limbi si a primit o multime de update-uri din toate punctele de vedere. Este mai rapid, mai sigur si mai usor de implementat pentru cerintele utilizatorului final. Noi versiuni au fost lansate de curand, Office 365 for Education, destinat institutiilor de invatamant ofera acces gratuit la Email, mesagerie instant, apeluri video si voce pentru grup si editare si vizionare de documente Excel si Word, toate online.
O alta noutate este si Office 365 for Goverment, acesta oferind securitate sporita la standarde militare, cerute de institutiile guvernamentale care doresc sa il foloseasca. Nu are rost sa vorbim de preturi pentru acestea, cel mai simplu este sa dati o fuga pe site-ul Microsoft, pentru ca in functie de cerintele voastre vi se poate oferi o solutie completa fara a fi nevoie sa achizitionati cea mai scumpa varianta.
Office 365 – concluzii
De ce am insistat acum un an pe prezentarea acestui software si de ce o fac si acum? In primul rand, am fost pus in situatia de a implementa solutii de exchange la cativa clienti si stiu de pe acum ca nu este o munca foarte usoara. De asemenea, cele cateva zile petrecute cu serverul companiei si apoi cu utilizatorii respectivi m-au „imbatranit” cu cel putin un an. In ultima instanta, dupa ce am solicitat sume considerate fabuloase de catre departamentul financiar si de manager, sume care abia au acoperit cu diverse artificii costurile serverelor si ale licentelor de Office, am fost pus in situatia de a imi astepta banii pentru manopera timp de luni de zile, pentru ca socul financiar al firmei respective a fost prea mare. Daca la momentul respectiv exista aceasta versiune de Office 365, nici nu mai stateam pe gaduri si o recomandam imediat pentru oricine. Desigur, taxele de instalare, munca mea erau cu mult reduse, insa si bataia de cap si suportul tehnic diminuate. Si puteam sa fiu sigur ca dupa implementarea respectiva, pe care desigur o faceam cu ajutorul suportului tehnic de la Microsoft care este oferit in mod gratuit, toata lumea era multumita.
Asadar, pot sa recomand versiunea de baza de Office 365 chiar si pentru utilizatorii privati. In primul rand, costurile sunt minime: 6 dolari pe luna pentru un software complet cu licenta mi se pare o suma chiar derizorie in comparatie cu cat costa o licenta completa de Office pentru Desktop. Tot ce aveti nevoie este o solutie familiara pe care ati invatat sa o folositi, nu va trebuie CD-ul de instalare pentru aceasta si nici nu veti cauta la nesfarsit acel CD atunci cand vine vorba de o reinstalare a sistemului.