Au făcut din birocrație un business: trei antreprenori români digitalizează haosul din firme INTERVIU

Digitalizarea nu înseamnă doar aplicații pentru vânzări, campanii de promovare sau relația cu clienții. Pentru multe firme românești, tehnologia poate rezolva o problemă mult mai puțin spectaculoasă, dar extrem de consumatoare de timp: birocrația. De la ingredientele și alergenii din meniurile restaurantelor până la evidența risipei alimentare și gestionarea deșeurilor, obligațiile legale ajung adesea să însemne tabele, dosare, documente împrăștiate și teama unor amenzi.

Valentin Krancevik, Irinel Nicoară și Mădălina Bădeanu au pornit, din fonduri proprii, cu ideea de a transforma aceste procese greu de gestionat în soluții digitale clare. Echipa se află în spatele platformelor Valori Nutriționale, Risipa Alimente și Registrul Deșeurilor, instrumente construite pentru antreprenorii care vor să își pună ordine în date, să reducă munca manuală și să țină mai ușor pasul cu cerințele legislative.

Prima dintre ele, Valori Nutriționale, îi ajută pe operatorii din HoReCa și industria alimentară să centralizeze informațiile despre ingrediente, alergeni, aditivi și valori nutriționale, inclusiv pentru afișarea digitală prin QR code sau link. Ulterior, echipa a extins ideea către risipa alimentară și evidența deșeurilor, două zone în care conformarea poate deveni rapid o povară pentru businessurile mici și mijlocii. Într-un interviu pentru Playtech, Irinel Nicoară vorbește despre cum au apărut aceste proiecte, reticența antreprenorilor față de digitalizare și planul de a construi un ecosistem care să scoată haosul din procesele administrative.

Interviu Irinel Nicoară, co-fondator al platformelor

Irinel Nicoară

Ozana Mazilu (Playtech): Cum a apărut ideea proiectului Valori Nutriționale și ce problemă concretă a antreprenorilor din HoReCa v-a făcut să construiți această platformă?

Irinel Nicoară: Ideea a pornit și dintr-o nevoie personală, nu doar dintr-o oportunitate de business.

Vezi și:

VIDEO! Haos în București după codul roșu de vijelie. Metroul a fost închis din cauza inundațiilor şi au fost peste 2.000 de apeluri la 112

Eu am fost mereu pasionat de nutriție, de sport, de mâncat cât de cât sănătos și de înțeles ce pun în farfurie. Și, ca simplu client, mă loveam des de aceeași problemă: mergeam într-un restaurant și nu găseam informații clare. Nu știai exact ce ingrediente sunt într-un preparat, ce alergeni are, ce valori nutriționale are sau cât de „curat” este, de fapt, produsul pe care îl comanzi.

Apoi a apărut și contextul legal, cu obligațiile pentru operatorii HoReCa privind afișarea ingredientelor, alergenilor, aditivilor și valorilor nutriționale. ANPC are publicat ghidul pentru Ordinul 201/19.04.2022, privind informațiile care trebuie oferite la comercializarea mâncărurilor în unitățile de restaurație colectivă.

Atunci ne-am dat seama că problema există din ambele direcții. Clientul are nevoie de transparență, iar operatorul are nevoie de o soluție simplă ca să fie conform, fără să stea în Excel-uri, dosare și calcule făcute manual.
Așa a apărut Valori Nutriționale. Dintr-o combinație între pasiunea mea pentru nutriție, experiența noastră din HoReCa și o nevoie legală foarte concretă apărută în piață.

Vezi și:

AI-ul îți poate alege vacanța, dar nu îți poate garanta că va fi una reușită. INTERVIU despre viitorul travelului în era inteligenței artificiale

INTERVIU Elevul de doar 16 ani care nu știe programare, dar a creat Jarvis cu AI: asistentul util care îți vede ecranul și îți simplifică munca

Nu am vrut să facem încă o platformă complicată. Am vrut să luăm o obligație care pentru mulți antreprenori părea greoaie și să o transformăm într-un proces simplu: introduci rețetele, ingredientele și gramajele, iar platforma te ajută să generezi informațiile de care ai nevoie pentru meniu, alergeni, aditivi, valori nutriționale și meniu digital.

Screenshot aplicație Valori Nutriționale

Screenshot aplicație Valori Nutriționale

Screenshot aplicație Valori Nutriționale

Ozana Mazilu (Playtech): Ați pornit cu resurse proprii. Cum au arătat începuturile și care au fost cele mai dificile decizii în perioada în care ați construit produsul fără investiții externe?

Irinel Nicoară: Începuturile au fost foarte directe: am făcut ce știam să facem și am stat aproape de piață.
Nu am pornit cu bugete mari, campanii spectaculoase sau echipe extinse. Am pornit cu resurse proprii, cu multă muncă și cu feedback real de la operatori.

Cea mai dificilă decizie a fost să alegem ce nu facem. Când construiești un produs, mai ales la început, ai tentația să adaugi orice cere fiecare client. Dar dacă faci asta, riști să ajungi cu o platformă greoaie, pe care nu o mai înțelege nimeni.

Noi am încercat să păstrăm produsul simplu. Să rezolve problema principală: rețete, ingrediente, alergeni, aditivi, valori nutriționale, meniu digital, fișe tehnice. Restul vine doar dacă ajută cu adevărat operatorul.

Faptul că nu am avut investiții externe ne-a obligat să fim eficienți. Nu am avut luxul de a cheltui bani pe ipoteze. A trebuit să construim ceva ce piața chiar folosește și pentru care plătește.

Ozana Mazilu (Playtech): Sunteți trei oameni implicați în dezvoltarea acestor platforme, cu experiențe și roluri diferite. Cum v-ați împărțit responsabilitățile și cum luați deciziile importante privind direcția produselor?

Irinel Nicoară: Cred că avantajul nostru este că venim din zone diferite, dar complementare.

Eu vin din HoReCa, dar și din zona tehnică. Am background de programare de peste 15 ani și am lucrat ca tech lead, deci înțeleg foarte bine și problema din locație, dar și ce înseamnă să construiești un produs software care chiar funcționează. Pentru mine, combinația asta a contat mult: știam problema din teren, dar puteam să o traduc și tehnic.

Mădălina este programator de peste 6 ani și are un rol important în dezvoltarea efectivă a platformelor. Valentin vine din zona de business analysis și product ownership, cu background în protecția mediului, ceea ce ne ajută mult mai ales pe produsele unde legislația, procesele și raportările trebuie înțelese foarte bine.

Deciziile le luăm destul de pragmatic. Ne uităm la ce cere piața, ce problemă rezolvă, cât de des apare problema și dacă merită transformată într-o funcționalitate.

Nu construim doar pentru că sună bine. Construim dacă ajută operatorul să economisească timp, să fie conform sau să își organizeze mai bine businessul.

Cred că aici este echilibrul nostru: HoReCa, tehnologie, produs și conformare. Dacă una dintre zone lipsește, riști fie să faci o platformă frumoasă, dar inutilă în teren, fie să înțelegi problema, dar să nu o poți transforma într-un produs scalabil.

Ozana Mazilu (Playtech): De ce ați ales să construiți soluții digitale pentru conformare legală, o zonă care pentru mulți antreprenori înseamnă mai degrabă birocrație decât oportunitate?

Irinel Nicoară: Tocmai de asta am ales zona asta.

Pentru că acolo unde majoritatea vede birocrație, noi vedem o problemă care poate fi simplificată. Antreprenorii nu urăsc conformarea în sine. Urăsc haosul, lipsa de claritate, Excel-urile, dosarele, frica de amendă și timpul pierdut.

În România, multe obligații administrative sunt tratate ca niște poveri. Și de multe ori chiar așa ajung să fie, pentru că nu există instrumente simple.

Noi încercăm să luăm obligații care par grele și să le transformăm în pași clari. Asta am făcut cu Valori Nutriționale. Asta facem cu Risipa Alimente. Asta facem și cu Registrul Deșeurilor.

Nu cred că digitalizarea trebuie să fie ceva pompos. Digitalizarea bună este atunci când un antreprenor spune: „Ok, acum înțeleg ce am de făcut și pot să fac repede”.

Ozana Mazilu (Playtech): Care sunt cele mai frecvente probleme pe care le-ați observat la restaurante și producători atunci când trebuie să afișeze ingrediente, alergeni, aditivi și valori nutriționale?

Irinel Nicoară: Cea mai frecventă problemă este că datele nu sunt organizate.

Multe restaurante au rețetele în capul bucătarului, în caiete, în Excel-uri sau în mesaje pe WhatsApp. Gramajele nu sunt mereu clare. Ingredientele se schimbă. Furnizorii se schimbă. Etichetele produselor se schimbă.

Apoi apare problema alergenilor și aditivilor. Mulți operatori nu știu exact de unde să ia informația sau cum să o transmită corect clientului. Iar aici nu vorbim doar de amenzi. Vorbim și de consumatori care chiar au alergii sau restricții alimentare.

La producători, problema este și mai sensibilă, pentru că eticheta trebuie să fie corectă. Dacă ai informații greșite, riști să vinzi un produs cu date incorecte.

Ce am observat noi este că problema nu este lipsa de bunăvoință. Majoritatea operatorilor vor să fie în regulă. Problema este lipsa unui proces simplu.

Ozana Mazilu (Playtech): Într-un domeniu în care informațiile greșite pot aduce amenzi sau pot afecta consumatorii, cum verificați datele generate de platformă și cum actualizați sistemul atunci când apar schimbări legislative?

Irinel Nicoară: Tratăm partea asta foarte serios, pentru că nu este o zonă în care îți permiți să fii superficial.

Platforma pornește de la date structurate: ingrediente, cantități, rețete, informații nutriționale, alergeni, aditivi. Dar este important să spunem clar: responsabilitatea finală pentru informațiile introduse rămâne la operator. Dacă rețeta este greșită sau ingredientul este introdus greșit, rezultatul poate fi afectat.

Noi încercăm să reducem cât mai mult riscul de eroare prin automatizări, baze de date, validări și logică de calcul. În același timp, urmărim modificările legislative și adaptăm platforma atunci când apar schimbări.

Am învățat un lucru foarte clar: într-o zonă de conformare, produsul nu poate fi static. Legislația se schimbă, cerințele se schimbă, interpretările se schimbă. Platforma trebuie să țină pasul.

Pentru client, asta înseamnă că nu trebuie să reconstruiască totul de la zero de fiecare dată când apare o modificare.

Ozana Mazilu (Playtech): Care a fost reacția antreprenorilor când le-ați propus să înlocuiască documentele, tabelele și evidențele ținute manual cu o platformă digitală? Care este cea mai mare reticență pe care o întâlniți?

Irinel Nicoară: La început, reacția a fost amestecată.

Unii au înțeles imediat. Mai ales cei care se loviseră deja de controale, de timp pierdut sau de probleme cu meniurile. Pentru ei era clar că au nevoie de o soluție.

Alții au fost reticenți. Și îi înțeleg. În HoReCa, oamenii au fost obișnuiți ani de zile să rezolve lucrurile „cumva”: un Excel, un consultant, un PDF, o mapă, o poză, un fișier trimis pe email.

Cea mai mare reticență este teama de a mai introduce încă un sistem în business. Operatorul se întreabă: „O să îmi consume timp? O să înțeleagă echipa? O să trebuiască să bag toate datele de la zero?”.

De asta produsul trebuie să fie simplu. Dacă platforma pare complicată, omul renunță. În HoReCa nu ai timp de training-uri lungi și procese greoaie.

Ozana Mazilu (Playtech): Cât de mult timp poate economisi, realist, un restaurant sau un mic producător care folosește Valori Nutriționale în activitatea de zi cu zi?

Irinel Nicoară: Depinde de complexitatea meniului, dar diferența poate fi foarte mare.
Dacă ai câteva zeci sau sute de produse, să calculezi manual valori nutriționale, alergeni, aditivi, ingrediente și să actualizezi meniurile devine un consum enorm de timp. Mai ales când schimbi o rețetă, un ingredient sau un gramaj.
Cu platforma, odată ce ai introdus corect datele, actualizările sunt mult mai rapide. Schimbi ingredientul, actualizezi rețeta, iar informația se propagă mai departe.
Pentru un restaurant, economia nu este doar în orele de lucru. Este și în reducerea erorilor. Un Excel greșit sau o informație uitată poate costa mai mult decât timpul pierdut.
Realist, pentru mulți operatori vorbim de zile întregi economisite la implementare și de ore economisite lunar la actualizări.

Ozana Mazilu (Playtech): În ce fel ajută platforma nu doar la respectarea obligațiilor legale, ci și la organizarea internă a unui business, de la rețete și gramaje până la actualizarea meniurilor?

Irinel Nicoară: Aici este partea care mie mi se pare cea mai importantă.

Valori Nutriționale nu este doar despre a afișa niște valori ca să fim conformi. Dacă folosești platforma corect, începi să îți organizezi businessul.

Ai rețete clare. Ai gramaje. Ai ingrediente. Ai fișe tehnice. Poți calcula costuri pe ingrediente. Poți actualiza meniul digital. Poți vedea mai bine ce vinzi și cum sunt structurate preparatele.

Pentru multe restaurante, doar faptul că își pun rețetele în ordine este un câștig enorm. Pentru că atunci când rețetele sunt în capul unei singure persoane, businessul este vulnerabil.

Un produs bun de conformare trebuie să facă mai mult decât să te ajute la un control. Trebuie să îți aducă ordine în firmă.

Ozana Mazilu (Playtech): Risipa Alimente vine într-un context în care firmele trebuie să țină evidențe și să facă raportări legate de diminuarea risipei alimentare. Ce v-a făcut să extindeți proiectul în această direcție?

Irinel Nicoară: A fost o extensie naturală.

Noi eram deja în zona de HoReCa, rețete, cantități, produse și conformare. Când a apărut tot mai clar obligația privind risipa alimentară, am văzut aceeași problemă pe care o văzusem și la valorile nutriționale: operatorii nu știau exact ce trebuie să facă.

Risipa alimentară poate deveni foarte ușor încă o birocrație. Încă un tabel. Încă un document. Încă o raportare făcută pe fugă.
Noi am vrut să o ducem în aceeași logică: simplificare. Operatorul să poată urmări ce se pierde, ce se donează, ce se redistribuie, ce se valorifică și să poată genera documentele necesare.

Dacă tot ai obligația asta, măcar să o transformi într-un proces care te ajută să înțelegi unde pierzi bani.

Screenshot platforma Risipa Alimente

Screenshot platforma Risipa Alimente

Ozana Mazilu (Playtech): Cum funcționează legătura dintre Valori Nutriționale și Risipa Alimente și ce avantaj are un antreprenor care folosește datele deja introduse despre produse, rețete sau cantități?

Irinel Nicoară: Avantajul este că nu mai pleci de la zero.

Dacă ai deja produse, rețete, cantități și ingrediente în Valori Nutriționale, o parte importantă din bază există deja. Nu mai trebuie să reconstruiești totul într-un alt sistem.

Asta este direcția corectă pentru astfel de produse. Datele trebuie refolosite inteligent. Dacă operatorul introduce aceeași informație în trei platforme diferite, nu am rezolvat nimic. Doar am mutat birocrația din hârtie în digital.

Legătura dintre Valori Nutriționale și Risipa Alimente ajută tocmai aici: informațiile existente pot susține mai ușor evidența și raportarea.
Pentru antreprenor, asta înseamnă mai puțin timp pierdut, mai puține erori și un proces mai coerent.

Ozana Mazilu (Playtech): Din experiența voastră, firmele tratează reducerea risipei alimentare ca pe o obligație de bifat sau au început să înțeleagă și impactul financiar pe care îl poate avea o administrare mai atentă a stocurilor?

Irinel Nicoară: În acest moment, sincer, mulți încă o tratează ca pe o obligație de bifat.

Și e normal până la un punct. Când apare o obligație nouă, prima reacție este: „Ce trebuie să fac ca să fiu în regulă?” Abia după aceea începi să vezi partea de business.

Dar operatorii mai atenți au început să înțeleagă ceva important: risipa alimentară înseamnă bani pierduți. Nu este doar despre mediu și raportări. Este despre marjă.

În HoReCa, profitul se pierde din lucruri mici: produse expirate, supraproducție, porții aruncate, ingrediente comandate prost, preparate care nu se vând. Separate par nesemnificative. Lunar, contează.

Cred că firmele bune vor folosi această obligație ca pe un instrument de control. Firmele care vor doar să bifeze vor face minimul. Diferența se va vedea în cifre.

Ozana Mazilu (Playtech): Registrul Deșeurilor se adresează unei categorii mult mai largi de companii. Care sunt cele mai mari dificultăți atunci când construiești un produs util pentru afaceri foarte diferite, de la HoReCa la birouri, clinici sau service-uri?

Irinel Nicoară: Cea mai mare dificultate este să faci produsul suficient de flexibil, dar să nu îl transformi într-un monstru.

Un restaurant, un birou, o clinică și un service auto au tipuri diferite de deșeuri, fluxuri diferite și oameni diferiți care se ocupă de evidență. Dacă încerci să faci câte o platformă separată pentru fiecare caz, nu e eficient. Dacă faci o platformă prea generală, nu mai ajută pe nimeni.
Aici trebuie găsit echilibrul. Să ai o structură comună, dar cu suficientă adaptare pentru fiecare tip de companie.

În același timp, trebuie să păstrezi limbajul simplu. Mulți antreprenori aud „evidența gestiunii deșeurilor” și deja simt că intră într-o zonă complicată. Produsul trebuie să le arate clar: ce introduci, unde introduci, ce document generezi, ce ai de păstrat.

Dacă nu simplifici, digitalizarea nu are valoare.

Screenshot aplicație Registrul Deșeurilor

Screenshot aplicație Registrul Deșeurilor

Ozana Mazilu (Playtech): Ce greșeli fac cel mai des companiile în privința evidenței deșeurilor și de ce ajung aceste procese să fie atât de greu de gestionat fără digitalizare?

Irinel Nicoară: Cea mai frecventă greșeală este că lasă totul pe final.

Nu țin evidența lunar, nu centralizează documentele, nu verifică toate codurile, nu păstrează clar informațiile despre cantități și operatorii care au preluat deșeurile. Apoi, când au nevoie de situație, caută prin emailuri, facturi, avize, poze și dosare.

A doua greșeală este că tratează evidența deșeurilor ca pe ceva care „ține de altcineva”. Contabil, consultant, firmă de mediu, angajat administrativ. Dar dacă intern nu ai datele puse la punct, nici cel din exterior nu poate face minuni.

Fără digitalizare, procesul devine greu pentru că informația este împrăștiată. O parte e în facturi, o parte în contracte, o parte în avize, o parte în Excel, o parte în email.

Digitalizarea nu rezolvă problema dacă datele sunt greșite, dar te ajută să ai ordine, istoric și trasabilitate.

Ozana Mazilu (Playtech): Cum vedeți dezvoltarea mai departe: rămân cele trei platforme produse distincte sau construiți, de fapt, un ecosistem digital care să ajute firmele românești să gestioneze mai simplu obligațiile administrative și legislative?

Irinel Nicoară: Direcția este clară: construim un ecosistem.

Produsele pot rămâne distincte ca utilizare, pentru că fiecare rezolvă o problemă concretă. Valori Nutriționale rezolvă partea de rețete, ingrediente, alergeni, aditivi, valori nutriționale și meniu digital. Risipa Alimente rezolvă partea de evidență și raportare pentru risipa alimentară. Registrul Deșeurilor rezolvă partea de evidență a deșeurilor.

Dar în spate, logica este aceeași: obligații administrative și legislative transformate în procese simple. Nu vrem să construim platforme complicate doar ca să pară avansate. Vrem să construim instrumente pe care firmele chiar le folosesc. Pentru mine, viitorul este în produse care conectează datele între ele. Dacă ai introdus o informație o dată, ar trebui să o poți folosi în mai multe zone. Asta înseamnă digitalizare reală.

În România, antreprenorii nu mai au nevoie de încă o aplicație care le complică viața. Au nevoie de soluții care le scot haosul din firmă.

Haos în București după codul roșu de vijelie. Metroul a fost închis din cauza inundațiilor, au fost peste 2.000 de apeluri la 112