Relația firmelor cu ITM se mută online. Ce trebuie să facă angajatorii înainte ca noul sistem să devină obligatoriu

Angajatorii din România vor avea o nouă obligație administrativă: înrolarea în Spațiul Privat Virtual al Inspecției Muncii. Platforma urmează să devină canalul oficial de comunicare dintre firme și inspectoratele teritoriale de muncă, iar prin intermediul acesteia vor putea fi transmise inclusiv documentele solicitate în timpul controalelor. Obligația nu se aplică însă deocamdată, deoarece actul normativ care va stabili regulile și termenele este încă în pregătire.

SPV-ul va deveni canalul oficial de comunicare cu ITM

Noul sistem poate fi privit, simplificat, ca un „ghișeu electronic” prin care angajatorul va ține legătura cu inspectoratul teritorial de muncă. Scopul este ca documentele să nu mai circule prin mai multe canale, iar corespondența să poată fi urmărită și să aibă o dată certă.

„Spaţiul Privat Virtual (SPV) al Inspecţiei Muncii va deveni canalul oficial de comunicare dintre inspectoratele teritoriale de muncă şi angajatori”, a transmis Inspecția Muncii.

Mai mult, inspectorul general de stat Dantes Nicolae Bratu precizează că nu va fi vorba despre un simplu portal suplimentar.

„SPV-ul nu este un portal în plus. Este canalul unic prin care se va purta întreaga corespondenţă dintre angajator şi inspectoratul teritorial de muncă.”

Ce documente vor primi firmele prin SPV

Schimbarea va deveni importantă mai ales atunci când o firmă este verificată de inspectorii de muncă. Astfel, documentele vor putea circula electronic în ambele direcții.

Vezi și:

Ce este START Reforma Administrativă și cine ar putea fi avantajat. Cum se vor putea uni localitățile din România

Practic, ITM va putea transmite prin SPV procese-verbale de control, măsurile dispuse în urma verificărilor și termenele până la care firma trebuie să se conformeze, procese-verbale privind cercetarea unor evenimente, avize, notificări și alte documente prevăzute de lege.

La rândul său, angajatorul va putea trimite documentele solicitate în timpul unui control, răspunsuri și clarificări, documentații pentru avizare și dovezile că a îndeplinit măsurile impuse de inspectori.

Astfel, firma va avea într-un singur loc istoricul comunicării cu ITM, ceea ce poate reduce riscul pierderii unor documente sau al neclarităților privind data la care acestea au fost transmise.

Vezi și:

Val de insolvențe în România: agricultura și construcțiile, cele mai lovite. Județele în care numărul firmelor cu probleme a explodat

România intră în top 10 al țărilor care atrag capital privat cu sprijinul Băncii Mondiale. Ce înseamnă pentru românii care se tem de șomaj și noi scumpiri

Când devine obligatorie înrolarea

Angajatorii nu au în acest moment un termen-limită până la care trebuie să se înscrie. Acesta va fi stabilit printr-un act normativ aflat în pregătire.

Implementarea va avea loc în patru etape: adoptarea actului normativ, lansarea SPV, înrolarea etapizată a angajatorilor și, în final, trecerea la o relație fără hârtie între firme și Inspecția Muncii.

Până la expirarea perioadei de tranziție, sistemul actual și cel electronic vor funcționa în paralel. Inspecția Muncii spune că termenele vor fi făcute publice înainte ca înrolarea să devină obligatorie.

Cum se pot pregăti angajatorii de pe acum

Deși obligația nu este încă în vigoare, firmele pot face câteva pregătiri. Inspecția Muncii recomandă obținerea unei semnături electronice calificate, desemnarea unei persoane care să gestioneze relația cu ITM și organizarea electronică a documentelor de personal și a celor privind securitatea și sănătatea în muncă.

Schimbarea va fi asemănătoare, ca principiu, cu trecerea la Reges-Online: după perioada de tranziție, utilizarea sistemului nu va mai fi doar o opțiune.

Și controalele ITM se schimbă

Digitalizarea nu se oprește la transmiterea documentelor. Inspecția Muncii va folosi și platforma SIAMC 2.0, prin care informațiile disponibile vor putea fi analizate pentru identificarea angajatorilor cu un risc mai ridicat.

Sistemul va recalcula periodic indicatorii de risc și va corela informațiile transmise online cu cele existente deja în bazele de date ale instituției. Inspectorii vor putea consulta aceste informații inclusiv de pe dispozitive mobile în timpul verificărilor.

„Controlul orientat pe risc nu înseamnă mai multe controale. Înseamnă controale mai bine ţintite. Un angajator care îşi ţine documentele în ordine are tot interesul ca sistemul să poată vedea asta”, a explicat Dantes Nicolae Bratu.

Pentru companii, schimbarea înseamnă, așadar, mai mult decât crearea unui nou cont. Relația cu Inspecția Muncii se va muta treptat în mediul digital, iar documentele transmise și primite vor putea fi urmărite într-un singur sistem. Data de la care înrolarea devine obligatorie va fi cunoscută însă numai după publicarea actului normativ.

Orașul din România care bate Bucureștiul la calitatea vieții. Este mai curat și mai liniștit, dar are şi un mare dezavantaj