Factura electronică 2024, explicată de specialiști: povara fiscală parcă uitată de patronii români îi va lua pe nepregătite

În spațiul public se vorbește intens de modificările fiscale aduse de Guvern în celebrul pachet, însă toată lumea pare să fi uitat de factura electronică – Ro-e Factura.

Înainte de a apărea controversatul pachet fiscal pe care Cabinetul de la Palatul Victoria și-a asumat răspunderea, oamenii de afaceri erau concentrați pe modificările fiscale care deja erau o certitudine și una deloc demnă de ignorat – facturarea electronică obligatorie, din 2024, pe linia B2B (business to business).

În acest sens, specialiștii EY România ne amintesc faptul că la finele lunii iulie 2023, Consiliul UE a aprobat derogarea privind adoptarea e-Factura generalizată în România cu aplicabilitate pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Este așteptată legislația națională prin care trebuie stabilite cel puțin dată de la care intervine obligația e-Factură și categoriile de operatori economici care trebuie să se conformeze noilor reguli.

Sectorul privat românesc nu este pregătit pentru Ro e-Factura

Deși au avut ceva timp la dispoziție pentru a se conforma noilor reguli ce se vor aplica încă din prima lună a lui 2024, managerii locali se declară nepregătiți în fața acestui nou sistem de facturare.

Cine este Călin Georgescu, candidatul la prezidențiale care a produs o surpriză neașteptată în primul tur al alegerilor prezidențiale

Călin Georgescu, surpriza primului tur al alegerilor prezidențiale 2024: primele declarații și parcursul său politic

83% din companiile respondente declara că nu ar fi pregătite pentru dată de 1 ianuarie 2024 că dată de începere a emiterii facturilor prin sistemul RO e-Factura, în timp ce doar 17% afirmă că sunt pregătite.

„Niciunde nu am văzut o transformare mai accelerată a raportărilor fiscale în format digital decât în România. SAF-T, RO-transport, e-Factură pentru bunuri cu risc fiscal ridicat și canalul B2G și iată-ne acum în așteptarea următorilor pași pentru factură electronică B2B la nivel generalizat”, a precizat Georgiana Iancu, Partener, Coordonator Practică de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală EY România.

Factura electronică devine obligatorie de la 1 ianuarie 2024

Iată ce cred specialiștii EY despre noua modificare fiscală: „În privința implementării e-Factura generalizată în relația B2B, este important să ne uităm și la ceea ce au făcut alte state membre din UE. Italia, Polonia și Franța au început de ceva vreme demersurile pentru adoptarea e-Factură la nivel generalizat, România și Germania tocmai ce au obținut derogarea Consiliului UE.

O analiză a celor mai bune practici privind e-Factura la nivelul UE ar trebui să contribuie la așezarea unui sistem cât mai eficient, odată ce se trece către e-Factura la nivel generalizat.

Principalele direcții observate sunt: timpul pe care țările și l-au luat pentru implementarea e-Factură – între 9 luni până la 2 ani și jumătate, implementare etapizată în funcție de categoriile de contribuabili – Franța, Polonia, Italia, precum și e-Factura că document original pentru tranzacțiile domestice”, e de părere Georgiana Constantin, Senior Manager, Taxe indirecte, EY România.

„Principalul obiectiv, pentru autorități, al trecerii la sistemul e-Factura, este cel al prevenirii și combaterii fraudei, pentru că vom avea posibilitatea identificării tuturor neconcordanțelor apărute în datele raportate de contribuabili și vom putea interveni în timp real pentru remedierea acestora.

La fel de important este obiectivul creșterii transparenței fiscale, mai ales în zona achizițiilor publice. Implementarea sistemului e-Factura este, de altfel, benefic pentru ambele părți, autorități și mediul de afaceri, care va avea la dispoziție un foarte bun instrument de lucru, atât în relația cu statul, cât și în relația cu ceilalți parteneri de afaceri”, a explicat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanțelor.

Ro e-Factura, probleme

Din nefericire, deși schimbarea e după colț, există unele neclarități, explicate și puse în lumină tot de specialiști în fiscalitate.

O problemă ar fi reprezentată de faptul că e neclar la ora actuală cum trebuie să se procedeze în cazul facturilor emise pe numele salariatului sau în cazul facturilor emise de client în numele furnizorului.

„Aici trebuie văzut, pentru că, într-adevăr, dacă ele continuă să fie emise pe numele salariatului, tehnic, asta nu prea permite transmiterea lor. Dar, cu toate acestea, ele sunt facturi valabile pe care vi le înregistrați în contabilitate. (…) Apropo de situațiile cu deconturi de deplasare, unde, într-adevăr, facturile pot să fie întocmite și pe numele salariatului… sunt multe situații particulare care vor trebui analizate și putem să vă spunem că, din discuțiile de până acum, sunt multe situații care nu sunt clarificate din cauza aspectelor tehnice privind conversia și transmiterea facturilor în e-Factura.

Aceste facturi de deplasare sunt o situație. O altă situație, cu care probabil mulți vă veți întâlni, este situația facturilor emise de client în numele furnizorului – practic, în continuare veți avea posibilitatea să aveți astfel de acorduri, dar trebuie văzută și modalitatea tehnică care să permită ca acest aranjament să continue și după 1 ianuarie 2024. Trebuie să urmărim îndeaproape dezvoltările pe cerințe tehnice care ar trebui să vină din partea autorităților”, a punctat Adina Vizoli, Director PwC România.

Facturarea electronică, un procedeu complex

Tot specialista Pwc România mai ține să aducă la cunoștința managerilor locali faptul că odată cu implementarea noului sistem de facturare, firmele autohtone vor trebui să aloce o atenție deosebită părții de arhivare.

„Pentru partea de arhivare, dacă ne referim la ce se întâmplă după 1 iulie 2024, cu siguranță va trebui să arhivăm electronic mesajul XML al facturilor primite de la parteneri, pe care le vom descărca din Spațiul Privat Virtual. Deci, pe lângă un sistem care să vă permită conversia pentru facturile emise, dacă nu aveți facturi emise care să intre în sfera de cuprindere a e-Factura, atunci va trebui, totuși, să aveți o soluție care să vă permită extragerea și arhivarea electronică a facturilor pe care le veți primi de la parteneri”, a explicat specialista.

Firmele vor avea nevoie de investiții pentru RO e-Factura

Un alt aspect pentru care companiile trebuie să se pregătească în 2024 vizează investițiile necesare.

Specialiștii atrag atenția asupra faptului că zona de IT din cadrul firmelor are nevoie de susținere în acest context.

„Companiile noi care vor trebui să se conformeze vor avea nevoie de investiții în noi sisteme IT și de pregătire personal, dar și la nivelul autorităților vor trebui resurse pentru a ne pregăti pentru înrolarea eficientă a companiilor. Analizăm dacă acest lucru să se facă în etape, astfel încât să integrăm eficient e-Factură în sistemul fiscal din România.

Nu se pune acum problema unor sancțiuni pentru cei care nu vor reuși o conformare perfectă, pentru că interesul nostru este să avem cât mai multe companii în sistem”, a mai precizat Iulian Ardeleanu, Director General, Direcția Generală de Legislație Fiscală și Reglementări Vamale și Contabile, Ministerul Finanțelor.