Schimbarea majoră pentru toți românii care stau la bloc, obligatorie de la 1 iulie. Ce se întâmplă cu asociațiile de proprietari, cu administratorii de bloc

Începând cu data de 1 iulie 2024, toate asociațiile de proprietari din România vor fi obligate să utilizeze sistemul RO e-Factura pentru a descărca facturile de la furnizori.

Această schimbare majoră afectează inclusiv asociațiile care nu emit facturi, și impune administratorilor de bloc să dețină semnătura electronică. Ionela Văcuță, expert contabil, a oferit detalii despre pașii necesari pentru a îndeplini aceste cerințe.

Obligațiile asociațiilor de proprietari și administratorilor de bloc

Pentru a respecta noile reglementări, primul pas pentru orice asociație de proprietari este să obțină semnătura electronică și certificatul corespunzător. Această sarcină poate fi realizată la nivelul asociației, unde se împuternicește o persoană, de obicei administratorul sau firma de administrare, pentru a deține atestatul necesar.

În cazul societăților care administrează mai multe asociații, se recomandă obținerea unei singure semnături electronice. Aceasta se instalează pe un calculator, iar accesul la spațiul virtual și platforma e-Factura se face prin selectarea CUI-ului și accesarea spațiului virtual al fiecărei asociații.

Poți vota cu pașaportul sau buletinul provizoriu la alegerile prezidențiale 2024? Care sunt documentele necesare

Horoscop 25 noiembrie – 1 decembrie 2024 cu Roxana Ivanciu. Zodia care trebuie să se izoleze VIDEO EXCLUSIV

Ionela Văcuță a explicat că firmele de administrare suportă inițial costurile pentru obținerea semnăturii electronice, care sunt ulterior decontate de către asociație. Acest proces asigură conformitatea cu noile cerințe legale și facilitarea gestionării documentelor financiare.

Documentele necesare și pașii de urmat

După obținerea semnăturii electronice, asociația de proprietari trebuie să își creeze un spațiu virtual pe site-ul ANAF. Pentru acest lucru, este necesar să se atașeze următoarele documente:

• Împuternicirea de la asociația de proprietari.
• Certificatul persoanei care deține semnătura electronică.
• Procesul verbal care atestă alegerea președintelui asociației de proprietari.

Persoana care deține semnătura electronică trebuie să aibă și o adresă de e-mail validă. Pe această adresă, se va primi notificarea că accesul la spațiul virtual a fost acordat, unde se vor efectua toate operațiunile necesare, inclusiv încărcarea și descărcarea facturilor emise de furnizori.

Ionela Văcuță a subliniat că utilizarea sistemului e-Factura nu este dificilă: „Când are facturi de emis, le încarcă acolo și tot aici descarcă facturile emise de furnizori. De exemplu, ENGIE a transmis asociațiilor de proprietari că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-factura. La acest moment, CAO și Termo emit în paralel facturi fizic și în e-factura. Mulți se sperie, dar nu este greu.”

Ghidul pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică

Pentru a facilita tranziția, ANAF a publicat un ghid detaliat pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică. Pașii esențiali includ:

1. Achiziționarea semnăturii electronice și a certificatului digital: Aceasta se achiziționează de la furnizori agreați, fiecare având propriile instrucțiuni pentru verificarea cumpărătorului.
2. Instalarea certificatului și completarea documentului de confirmare: După instalarea certificatului pe calculator, documentul de confirmare solicitat de ANAF trebuie completat și trimis pentru contra-semnare.
3. Încărcarea documentului de confirmare pe pagina ANAF: Documentul semnat se încarcă pe site-ul ANAF, împreună cu alte documente justificative.
4. Confirmarea creării contului SPV și autentificarea în SPV: După transmiterea documentelor, contul SPV este creat și persoana se poate autentifica folosind secțiunea „Autentificare certificat”.

Emiterea facturilor de către asociațiile de proprietari

Asociațiile de proprietari vor putea emite două tipuri de facturi distincte:

• Facturi pentru costurile de întreținere: Acestea includ fonduri sau penalizări și sunt emise către proprietari.
• Facturi pentru activități economice: Acestea sunt pentru chiriile spațiilor, taxele pentru publicitate pe bannere sau contravaloarea găzduirii antenelor de telefonie.

Pentru asociațiile care nu folosesc un program de contabilitate, este recomandată achiziționarea unui soft de facturare care să permită generarea xml-urilor necesare pentru transmiterea la ANAF. Alternativ, poate fi utilizată aplicația web pusă la dispoziție de ANAF.

Implementarea sistemului RO e-Factura aduce o schimbare semnificativă pentru toate asociațiile de proprietari din România. Deși inițial pare complicat, această tranziție va moderniza gestionarea documentelor financiare și va asigura conformitatea cu reglementările europene și naționale.