Transformarea digitală a Ministerului Sănătății, un proiect de 34,56 milioane de lei. Ce înseamnă digitalizarea instituției pentru români, unde merg banii

Ministerul Sănătății a intrat într-un proiect de transformare digitală care, pe hârtie, promite să schimbe în mod vizibil relația dintre instituție, angajați și public. Contractul a fost atribuit asocierii Arobs Systems (lider) și Mindsoft IT Solutions pentru 34,56 milioane de lei, fără TVA, deși bugetul estimat inițial al procedurii era de 66 milioane de lei, fără TVA, pentru o perioadă de 6 luni.

În termeni simpli, miza nu este doar “un site nou” sau încă un set de formulare online, ci o platformă informatică integrată care să reducă din birocrația internă, să facă documentele și fluxurile de lucru mai ușor de urmărit și să ofere un portal web prin care să poți trimite cereri și acte fără drumuri repetate la sediu. Practic, banii se duc în software, integrare, configurare, migrare de date, securitate, testare și punere în funcțiune, plus instruirea oamenilor care vor folosi sistemul zi de zi.

Ce se schimbă concret pentru români, dincolo de promisiunea “digitalizării”

Partea care te atinge direct este componenta de portal internet de e-guvernare. Din descrierea obiectivelor, ideea centrală este să existe un punct digital de intrare pentru cetățeni și mediul de afaceri, unde să poți completa formulare electronice și să încarci documentele aferente unui dosar, fără să depinzi de depunerea în format letric la sediu. Asta înseamnă mai puțin timp pierdut, mai puține copii după acte, mai puține “reveniți cu încă o hârtie” și, cel puțin teoretic, o trasabilitate mai bună a solicitărilor.

La fel de important este mecanismul electronic de schimb al informațiilor dintre instituție și tine. Dacă e implementat corect, nu mai vorbim doar de trimiterea unei cereri, ci de completarea dosarului pe parcurs, primirea răspunsurilor în format digital și o comunicare mai coerentă, cu pași clari. Pentru tine, asta se traduce în predictibilitate: știi unde e dosarul, ce lipsește, când s-a făcut o actualizare și când ai primit un răspuns.

Există și un efect indirect, dar major: când fluxurile interne sunt digitizate și documentele sunt gestionate coerent, scade riscul de blocaje create de circulația internă a hârtiilor, de “dublări” de date și de inconsecvențe între departamente. Nu e o garanție că totul devine instant, dar e o condiție obligatorie ca instituția să poată răspunde mai repede, mai uniform și cu mai puține erori.

Unde merg banii: platformă internă, portal, integrare și “munca invizibilă”

Valoarea contractului nu înseamnă doar dezvoltare de la zero, ci, în mod realist, un amestec de licențe, configurare, integrare și servicii profesionale. În proiectele de genul acesta, o parte consistentă din buget merge pe ceea ce nu se vede: analiza proceselor, maparea fluxurilor, definirea rolurilor și drepturilor de acces, migrarea documentelor și datelor relevante, conectarea modulelor între ele și testarea integrărilor astfel încât, în ziua lansării, sistemul să nu se prăbușească la primul val de utilizatori.

Un obiectiv explicit este digitizarea fluxurilor interne de lucru printr-o platformă informatică, cu lucru colaborativ pe documente și dosare, plus eliminarea riscului de dublare și inconsecvență a datelor. Aici intră, de regulă, module de management al documentelor, registre electronice, fluxuri de aprobare, semnături electronice acolo unde cadrul permite, și un istoric clar al modificărilor. Tot aici apare partea de indicatori de performanță: dacă instituția își definește KPI-uri și le poate urmări automat, banii se duc și în instrumente de raportare, dashboard-uri și audit de proces.

Separat, proiectul vizează digitalizarea unor zone “grele” din spate: fluxurile financiare (buget-contabilitate), lanțul de aprovizionare (contracte, investiții, achiziții), resurse umane (personal-salarizare), plus evidența infrastructurii și dotărilor. Chiar dacă nu le vezi în mod direct, ele afectează timpii de răspuns și calitatea execuției administrative. De exemplu, dacă achizițiile și contractele sunt urmărite digital, devine mai ușor să fie respectate termene, să fie vizibile blocajele și să existe o urmă clară a pașilor, ceea ce reduce “zonele gri”.

Diferența dintre estimarea inițială (66 milioane lei, fără TVA) și valoarea atribuită (34,56 milioane lei, fără TVA) e mare, ceea ce ridică două interpretări posibile. Prima: ofertarea a fost agresivă, cu discount semnificativ față de buget. A doua: anumite componente pot fi livrate etapizat sau în variantă minim viabilă în cele 6 luni, urmând ca extinderile să vină ulterior prin mentenanță sau proiecte adiționale. În practică, calitatea livrării va depinde de cât de bine sunt definite cerințele și de cât de repede reușește instituția să adopte noile fluxuri, nu doar de ce scrie în caietul de sarcini.

Cine sunt furnizorii și ce semnal dă procedura pentru piața IT din România

Asocierea câștigătoare e formată din Arobs Systems și Mindsoft IT Solutions, iar licitația a avut competiție, cu participanți precum Vodafone România, Total Soft și Infodif Yazilim (Turcia). Într-un proiect de digitalizare de instituție centrală, faptul că ai mai mulți jucători relevanți în procedură e, în sine, un semnal că piața vede astfel de contracte ca pe niște repere, nu doar ca pe încă o comandă publică.

Din perspectiva AROBS, proiectul se așază într-un context în care grupul este deja un nume mare în tehnologie, listat la Bursa de Valori București, cu o prezență consistentă în servicii și produse software. Pentru tine, partea interesantă este alta: când un furnizor mare intră într-un proiect public cu miză de eficientizare internă și portal pentru public, presiunea de livrare și de reputație e mai mare, pentru că rezultatul devine ușor de urmărit în spațiul public.

Mindsoft IT Solutions, pe profilul său, este asociat cu distribuție și implementare de soluții software și hardware, cu experiență în proiecte pentru sectorul public. Într-o asociere, rolurile tipice sunt împărțite între arhitectură și dezvoltare, integrare, licențiere, livrare de infrastructură acolo unde e cazul, suport și mentenanță. Cum nu ai public un breakdown complet pe linii de buget, cel mai corect e să te uiți la obiective: dacă proiectul include portal, fluxuri interne, financiar, achiziții și HR, e foarte probabil să vorbim de un sistem modular, cu integrare strânsă și cu cerințe serioase de securitate și control al accesului.

Pentru români, beneficiul real apare în momentul în care portalul nu este doar “o ușă de intrare”, ci devine o experiență completă: depunere, completare ulterioară, notificări, răspunsuri, istoric. Dacă vrei să profiți de digitalizare când intră în producție, urmărește comunicările oficiale ale instituției despre noul portal, păstrează-ți documentele în format digital (scanuri clare, fișiere semnate unde e cazul) și obișnuiește-te să lucrezi cu un dosar electronic, nu cu un teanc de hârtii, conform Profit.ro.