Care este diferența dintre o copie legalizată și un duplicat. Când ai nevoie de fiecare în parte

În viaţa birocratică de zi cu zi întâlnim frecvent cerinţele „copie legalizată” sau „duplicat”, iar mulţi confundă cele două noţiuni. Deşi par similare, au roluri şi utilizări diferite: copie legalizată înseamnă o reproducere certificată ca fiind conformă cu originalul, în timp ce duplicatul este un exemplar emis de instituţia care a eliberat documentul original pentru a înlocui acel original pierdut, distrus sau reţinut.

Ce este copia legalizată și când este necesară

O copie legalizată (sau „copie certificată pentru conformitate cu originalul”) este o fotocopie despre care un notar public sau o autoritate juridică atestă că se potriveşte cu originalul prezentat. Acest serviciu se foloseşte când nu vrei sau nu poţi să predai originalul unei instituţii (de exemplu pentru înscrieri, dosare administrative, credite bancare sau traduceri legalizate). Notarul verifică originalul, compară pagină cu pagină şi aplică ştampila şi semnătura de legalizare. Procedura şi tarifele sunt standard în notariat.

Avantaje practice: copia legalizată este rapidă, ieftină şi suficientă pentru majoritatea verificărilor care nu au nevoie de înlocuirea documentului original. Reţine însă că o copie legalizată nu înlocuieşte un document original pierdut: ea probează doar conţinutul originalului care există la momentul legalizării.

Ce este duplicatul şi când ai nevoie de el

Duplicatul este un exemplar reprodus de instituţia emitentă (oficiul de stare civilă, notar, universitate, instituţie publică etc.) ca înlocuitor al originalului care nu mai există (pierdere, furt, ardere, distrugere). Are aceeaşi valoare juridică precum originalul şi, de regulă, pe el se va înscrie menţiunea „DUPLICAT” şi circumstanţele eliberării. Pentru anumite acte notariale, originalul rămâne în arhiva notarului, iar părţilor li se eliberează duplicate; dacă le pierdeţi ulterior, numai emitentul poate elibera un nou duplicat.

Zodiile care atrag noroc și abundență începând cu 8 decembrie. Vin bani din surse neaşteptate

Horoscop 8 decembrie 2025. Ziua marilor schimbări pentru trei zodii

Eliberarea duplicatului implică, de regulă, o cerere scrisă, dovada pierderii (uneori publicarea unui anunţ în Monitorul Oficial), act de identitate şi plata unei taxe. Durata emiterii poate varia de la câteva zile la câteva săptămâni, în funcţie de tipul de document şi procedurile instituţiei emitente.

Diferenţele esenţiale între cele două

• Originea: copia legalizată se obţine pe baza unui original aflat în posesia solicitantului (notarul atestă conformitatea); duplicatul îl emite instituţia care a eliberat iniţial documentul.
• Valoarea juridică: duplicatul are valoare echivalentă cu originalul; copia legalizată este o dovadă a conţinutului originalului la momentul legalizării, dar nu înlocuieşte documentul emis iniţial.
• Când se folosesc: cereţi copie legalizată când păstraţi originalul, dar trebuie să depuneţi dovada; solicitaţi duplicat când originalul nu mai există sau a fost reţinut şi aveţi nevoie de un nou exemplar emis oficial.
• Dacă instituţia cere expres „duplicat”, nu încercaţi să înlocuiţi cu o copie legalizată — cerinţa poate fi strictă.
• Păstraţi în siguranţă duplicatele emise (acte de proprietate, diplome, acte notariale) — reconstituirea lor poate fi greoaie şi costisitoare.
• Dacă aveţi doar un duplicat şi doriţi mai multe exemplare, puteţi face copii legalizate după duplicat, însă numai dacă duplicatul este prezent şi valid.

În final, diferenţa nu ține doar de formă, ci și de autoritate. Copia legalizată atestă veridicitatea unei reproduceri pe baza originalului, în timp ce duplicatul este soluţia oficială de înlocuire a documentului dispărut.