Instituțiile publice renunță la Gmail, Outlook și Yahoo. Comunicarea oficială va fi făcută de acum în România prin metodă proprie, amenzi pentru cine nu se conformează

Un nou proiect analizat la începutul lunii decembrie 2025 propune o schimbare majoră în modul în care administrația publică din România gestionează corespondența electronică.

În termen de 12 luni de la intrarea în vigoare a legii, toate instituțiile statului, atât centrale, cât și locale, vor fi obligate să utilizeze exclusiv adrese de e-mail oficiale, renunțând la serviciile comerciale precum Gmail, Yahoo sau Outlook.

Inițiatorii proiectului motivează că România are nevoie de un cadru unitar și sigur pentru comunicarea online, în condițiile în care peste două treimi dintre instituțiile administrativ-teritoriale folosesc în prezent servicii de e-mail private pentru documente oficiale.

De ce dispar adresele comerciale din administrația publică

Autorii subliniază că utilizarea infrastructurilor private aduce riscuri majore pentru stat și cetățeni. Printre vulnerabilitățile identificate se numără expunerea datelor personale la terți, slăbirea securității cibernetice, compromiterea integrității documentelor și dificultatea de a urmări traseul administrativ al corespondenței.

Ei avertizează că folosirea unor platforme externe, aflate în afara controlului statului român, poate conduce la scurgeri de informații, acces neautorizat, pierderi de date sau chiar imposibilitatea reconstituirii parcursului unui document oficial.

Țări precum Italia, Germania sau Spania au adoptat deja reglementări similare, mizând pe sisteme naționale securizate pentru comunicarea digitală a administrației.

În acest context, proiectul introduce Serviciul Național de Comunicare Electronică (SNCE), o infrastructură publică digitală menită să asigure transmiterea oficială a documentelor între instituțiile statului și între acestea și cetățeni.

Cum se va schimba comunicarea digitală în instituțiile statului

Administrarea sistemului va fi realizată de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), care va gestiona și Registrul Național al Adreselor Electronice Oficiale (RNAEO). În acest registru vor fi trecute toate adresele de e-mail oficiale, domeniile utilizate și entitățile publice înregistrate.

Pentru autoritățile centrale, adresele vor fi create pe domeniul .gov.ro, iar pentru instituțiile locale, proiectul prevede utilizarea unor domenii proprii care să includă .ro, înregistrate și validate în RNAEO.

În situații speciale, instituțiile centrale vor putea folosi propriile domenii instituționale, dar numai cu aprobarea prealabilă a ADR, care va integra aceste domenii în SNCE și va asigura interoperabilitatea și securitatea datelor.

Un element important al proiectului este interdicția totală a utilizării adreselor de e-mail comerciale în comunicarea oficială. Instituțiile vor trebui să activeze, pentru o perioadă de 12 luni, un mesaj automat de redirecționare pe vechile adrese comerciale, după care acestea nu vor mai fi luate în considerare pentru primirea sau trimiterea documentelor oficiale.

Reglementările vin la pachet cu sancțiuni. Conducătorii instituțiilor care nu își înregistrează adresele oficiale în RNAEO sau nu configurează mesajele automate pot primi amenzi între 5.000 și 10.000 de lei.

Personalul care, după expirarea termenului, continuă să folosească adrese comerciale pentru comunicarea oficială riscă amenzi între 1.000 și 3.000 de lei.