Codul Rutier 2025 despre mașina de firmă folosită în interes personal. Ce spune legea din România

În 2025, utilizarea mașinilor de serviciu ridică în continuare semne de întrebare, în special atunci când acestea sunt folosite și în afara atribuțiilor profesionale. Deși practica este frecvent întâlnită în companiile din România, legislația actualizată impune o serie de clarificări și restricții importante pentru angajați și angajatori deopotrivă.

Codul Rutier actualizat și reglementările fiscale vin cu precizări clare privind legalitatea folosirii mașinilor de firmă în scop personal și implică atât aspecte contabile, cât și penale, în cazul abaterilor de la normele stabilite.

În ce condiții este legală folosirea în interes personal

Legea permite utilizarea unei mașini de firmă și în interes personal, dar doar cu respectarea unor reguli clare. Dacă vehiculul este oferit ca beneficiu salarial (bonus), atunci folosirea sa personală este considerată legală, cu condiția ca angajatorul să declare acest avantaj la fisc și să plătească impozitele aferente.

În acest caz, cheltuielile generate de folosirea vehiculului, inclusiv TVA-ul aferent, sunt deductibile în proporție de doar 50%. De asemenea, nu mai este necesară întocmirea unei foi de parcurs, ceea ce simplifică birocrația, dar obligă firma să își asume natura mixtă a utilizării mașinii.

Totodată, este esențial ca autovehiculele vizate să nu depășească masa de 3,5 tone și să nu fie destinate transportului a mai mult de nouă persoane (inclusiv șoferul), ceea ce încadrează aceste vehicule în categoria celor care pot fi conduse cu permisul categoria B.

Când este interzisă utilizarea personală și ce riscuri implică

Atunci când firma a declarat vehiculul ca fiind folosit exclusiv în scopuri economice – adică pentru deplasări profesionale, vizite la clienți, drumuri la bancă, poștă sau autorități fiscale – orice folosire personală devine ilegală. Pentru a beneficia de deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului, compania trebuie să justifice fiecare utilizare a vehiculului cu documente precum:

• Delegații sau deconturi de deplasare;

• Foi de parcurs care să conțină scopul, locul deplasării, distanța parcursă și consumul normat de carburant.

În lipsa acestor justificări sau dacă angajatul folosește mașina în interes personal fără aprobare, compania riscă sancțiuni fiscale, iar angajatul poate fi tras la răspundere penală pentru abuz de încredere. Codul penal prevede pentru o astfel de faptă o pedeapsă cu închisoare de la 3 luni la 2 ani sau amendă.

De asemenea, dacă o mașină cumpărată de companie este oferită unei persoane care nu este angajată în firmă, utilizarea trebuie să fie documentată corespunzător, altfel se încadrează în aceeași sferă de ilegalitate.

Recomandări legale pentru angajați și companii

Pentru a evita interpretările nefericite sau conflictele cu autoritățile fiscale, este recomandabil ca orice folosire personală a mașinii de firmă să fie aprobată oficial de conducere, printr-un document scris. Acest lucru poate proteja atât angajatul, în cazul unui control ANAF, cât și compania, în eventualitatea unei sancțiuni.

Potrivit avocatului Valentin Ciobanu, în lipsa unei aprobări scrise, angajatorul poate invoca abuzul de bun și poate încerca să transfere responsabilitatea fiscală către salariat. În plus, chiar și administratorii trebuie să țină cont de aceste reguli atunci când decid să lase mașina pe mâna altor persoane, conform ProMotor.