Amenzi de 20.000 de lei pentru firmele din România care neglijează un detaliu simplu. O dată pe an trebuie să facă inventarul patrimoniului

Inventarierea patrimoniului nu este o formalitate contabilă pe care o bifezi în grabă, ci o obligație legală cu efect direct în corectitudinea situațiilor financiare și în disciplina de gestiune. Legea contabilității nr. 82/1991 cere ca fiecare entitate să își verifice, măcar o dată pe exercițiu, activele, datoriile și capitalurile proprii, iar Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 2.861/2009 explică pas cu pas cum. Pentru neîndeplinirea obligației, amenda a fost majorată semnificativ pe final de 2023, prin OUG 115/2023: de la câteva sute–mii de lei, la 3.000–20.000 de lei. În plus, din 2021, inspectorii ANAF pot aplica direct sancțiunile din Legea contabilității, ceea ce crește probabilitatea ca lipsa inventarului să fie depistată în controale curente.

Ce spune legea și cine este obligat

Inventarierea este obligatorie la începutul activității, cel puțin o dată în cursul fiecărui exercițiu financiar, la fuziune, divizare sau lichidare și în orice alte situații prevăzute de lege. Obligația vizează o plajă largă de entități: societăți comerciale, regii, companii naționale, institute de cercetare, cooperative, instituții publice, asociații, subunități fără personalitate juridică din străinătate, organisme de plasament și chiar persoane fizice cu activități independente care țin contabilitatea în partidă simplă. De câțiva ani, inventarierea a devenit condiție și pentru întocmirea bilanțurilor interimare, necesare atunci când se distribuie dividende trimestriale.

Există situații punctuale în sfera publică unde Ministerul Finanțelor poate aproba excepții de la inventarierea anuală pentru bunuri cu caracter special, însă acestea se acordă strict la propunerea ordonatorilor principali de credite și nu schimbă regula generală. În rest, lipsa inventarului la termen rămâne contravenție și se sancționează între 3.000 și 20.000 de lei.

Cine răspunde și cum se organizează inventarierea

Răspunderea pentru organizare revine administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei care conduce entitatea. Acesta trebuie să emită o decizie scrisă de numire a comisiei, cu menționarea componenței, metodei alese, gestiunilor vizate, modului de lucru și a calendarului. În companiile mici, inventarierea o poate face o singură persoană; dacă nu există salariați, obligația revine administratorului. Sarcina poate fi externalizată, dar responsabilitatea pentru corectitudine rămâne la conducere.

Horoscop marți, 3 februarie 2026. Zi dificilă pentru două zodii, pot pierde o sumă importantă de bani

Cele trei zodii cu noroc la bani în săptămâna 2-8 februarie 2026. Vin câştiguri din multe direcţii

Comisiile trebuie să includă persoane cu pregătire economică și tehnică adecvată, capabile să aplice metodologia diferențiată pentru active corporale și necorporale. În practică, pregătirea inventarului începe cu blocarea mișcărilor pe gestiunile verificate, pregătirea fișelor de magazie și asigurarea mijloacelor de măsurare, cântărire sau numărare, inclusiv echipamente pentru identificare electronică atunci când se lucrează cu coduri de bare.

Metodologia în practică: de la stocuri la mărci și terenuri

Imobilizările necorporale se verifică prin documente: titluri de proprietate pentru mărci, brevete, licențe, contracte de cesiune sau alte acte juridice. Terenurile, clădirile și alte imobilizări corporale se identifică pe baza actelor de proprietate și a dosarelor tehnice. Stocurile se stabilesc faptic prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate asupra angajaților (unelte, scule, echipament) se trec în liste distincte, cu nominalizarea persoanelor responsabile.

Bunurile aflate temporar în afara entității, de exemplu autovehicule plecate în cursă sau în service, se inventariază înainte de ieșire ori pe baza confirmărilor scrise de la unitatea unde se găsesc. La fel, bunurile aparținând altor entități, dar găsite în gestiunea ta (leasing, închiriere, concesiune, custodie, consignație), se înscriu în liste separate cu trimitere la contractele de predare-primire și documentele de livrare.

Compararea rezultatelor faptice cu evidențele contabile și tehnico-operative se face pe principiul prudenței. Dacă valoarea de inventar iese mai mică, listele rețin valoarea de inventar; dacă iese mai mare, se păstrează valoarea contabilă. Diferențele se justifică și se propun măsuri: regularizări, ajustări pentru depreciere, imputări acolo unde lipsurile sunt imputabile.

Procesul-verbal, termene și riscuri în caz de neconformare

Rezultatele se sintetizează într-un proces-verbal care cuprinde componența comisiei, gestiunile inventariate, perioada, rezultatele cantitativ-valorice, concluzii și propuneri privind cauzele plusurilor și lipsurilor, precum și persoanele responsabile. Documentul se înaintează în maximum șapte zile lucrătoare administratorului sau ordonatorului de credite, cu avizul financiar-contabil și juridic, pentru decizie. În caz de lipsuri imputabile, se procedează la imputare la valoarea de înlocuire; pagubele neimputabile se scad din contabilitate în baza aprobărilor legale.

Pe lângă amenda de 3.000–20.000 de lei pentru lipsa inventarului sau pentru inventar formal, riscul real este invalidarea premiselor situațiilor financiare, care poate atrage reîntocmiri, întârzierea depunerilor, majorări de obligații fiscale și, în unele cazuri, sesizarea organelor de control pentru posibile gestiuni frauduloase. În contextul în care personalul ANAF poate aplica amenzile din Legea contabilității, o verificare de rutină pe TVA sau impozit pe profit poate deveni rapid control pe gestiune și inventar.

Situații când inventarierea este cerută suplimentar

Dincolo de ciclul anual, Ordinul 2.861/2009 impune inventarierea la cererea organelor de control, la predare-primire de gestiune, la reorganizarea gestiunilor, când apar indicii de lipsuri sau plusuri, după calamități ori forță majoră și în alte cazuri prevăzute de lege. Pentru companiile care distribuie dividende interimare, inventarul devine formalitatea critică ce validează bilanțurile trimestriale; lipsa lui poate invalida distribuirea și atrage restituiri sau sancțiuni.

Pe scurt, inventarierea corectă este un control de realitate între acte și lucruri. Dacă o tratezi ca pe o bifă, riști sancțiuni și rapoarte financiare fragile; dacă o faci temeinic, câștigi vizibilitate în gestiune, reduci pierderile și dormi liniștit la control.