Schimbările pentru asociațiile de proprietari începând cu luna iulie: Care e legea, care sunt obligațiile

Începând cu luna iulie, asociațiile de proprietari din România vor trebui să se adapteze unui nou set de reguli, concepute pentru a moderniza și eficientiza gestionarea documentelor financiare. Una dintre cele mai importante schimbări este implementarea sistemului RO e-Factura, care implică utilizarea acestuia pentru descărcarea facturilor de la furnizori.

Aceste modificări au ca obiectiv facilitarea proceselor administrative și asigurarea unei transparențe și eficiențe sporite în gestionarea finanțelor asociațiilor de proprietari.

Semnătura electronică devine obligatorie

Un aspect esențial al noilor reglementări este obligativitatea administratorilor de bloc de a deține o semnătură electronică. Aceasta este necesară pentru a putea accesa și opera în sistemul RO e-Factura. Pentru a respecta această cerință, primul pas pentru asociații este obținerea semnăturii electronice și a certificatului corespunzător.

Obținerea semnăturii electronice poate fi realizată la nivelul asociației, unde se desemnează o persoană împuternicită, de obicei administratorul sau firma de administrare. În cazul în care o societate administrează mai multe asociații, este recomandabil să se obțină o singură semnătură electronică, utilizabilă pentru toate asociațiile gestionate.

După obținerea semnăturii electronice, aceasta trebuie instalată pe un calculator. Ulterior, se accesează spațiul virtual și platforma e-Factura. Conform indicațiilor, se selectează Codul Unic de Înregistrare (CUI) și se accesează spațiul virtual al fiecărei asociații. Costul cu semnătura electronică va fi suportat inițial de asociațiile de proprietari, dar ulterior aceste costuri vor fi decontate de către asociație.

Asociațiile de proprietari trebuie să își creeze un spațiu virtual pe site-ul ANAF pentru gestionarea documentelor electronice, implicând următorii pași:

• Împuternicirea de la asociația de proprietari: Documentul care împuternicește persoana desemnată să utilizeze semnătura electronică.
• Certificatul persoanei care deține semnătura electronică: Documentul oficial care atestă dreptul de utilizare a semnăturii electronice.
• Procesul verbal care atestă alegerea președintelui asociației de proprietari: Documentul care confirmă alegerea oficială a președintelui asociației.

Notificări și operarea în spațiul virtual

Persoana care deține dreptul de semnătură electronică trebuie să aibă și o adresă de e-mail legitimă. Prin intermediul acestei adrese, se va primi o notificare automată care confirmă accesul la spațiul virtual deținut. Acesta va fi spațiul unde utilizatorul poate efectua toate operațiunile necesare, inclusiv încărcarea și descărcarea facturilor emise de furnizori.

Sistemul RO e-Factura este deja utilizat de unele companii mari, cum ar fi ENGIE, care a anunțat că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-Factura. În prezent, unele companii, precum CAO și Termo, emit facturi atât în format fizic, cât și electronic. Deși mulți administratori de blocuri se tem de această tranziție, contabilii asigură că procesul nu este complicat și că odată implementat, va facilita mult gestionarea facturilor și a relațiilor cu furnizorii.

Noile reguli pentru asociațiile de proprietari impun adoptarea tehnologiei și digitalizarea proceselor administrative, începând cu utilizarea semnăturii electronice și a sistemului RO e-Factura. Aceste schimbări sunt menite să simplifice și să eficientizeze gestionarea documentelor și a relațiilor financiare, aducând beneficii semnificative atât pentru asociațiile de proprietari, cât și pentru furnizori. Implementarea acestor măsuri va contribui la o mai mare transparență și la o administrare mai eficientă a blocurilor.