Ce poţi face cu Gmail? – partea a IV-a

Indiferent de câţi ani ai acces la serviciul de postă electronică al celor de la Google, niciodată nu e prea târziu să afli ce poţi face cu Gmail?

Mi se pare surprinzător, dar deja am ajuns la episodul patru al acestui serial de tutoriale pe marginea unui subiect aparent banal ,,Ce poţi face cu Gmail?”. Părţile I, II şi III le găsiţi aici, aici, respectiv aici. După cum v-am obişnuit şi în săptămânile trecute, voi continua să descriu în detaliu câteva funcţii, mai mult sau mai puţin evidente, care vă vor ajuta să profitaţi la maxim de amalgamul de posibilităţi pe care vi le pun la dispoziţie cei de la Google. La bază, ideea de poştă electronică este cât se poate de simplă şi prietenoasă. În practică însă, atunci când ajungeţi la câteva mii de mesaje, managementul inbox-ului se complică exponenţial. Din acest motiv, ar fi păcat să nu apelaţi la câteva trucuri pentru a vă spori eficienţa.

Ce poţi face cu Gmail? – sortarea după culori

Pentru că uneori nu putem să citim foarte bine numele unor mesaje, ne-ar face viaţa mult mai uşoară câteva etichete colorate asociate unor mesaje pornind de la nişte criterii foarte bine definite. În exemplul meu, am folosit newsletter-urile zilnice şi săptămânale pe care le primesc de la Pinterest.

Ce obiect zburător neidentificat a intrat în spațiul aerian al României joi, 26 decembrie. A dispărut de pe radar după 5 minute

Rugăciunea de Sfântul Ștefan care aduce bunăstare și fericire în casa oamenilor. Trebuie să o rostești pe 27 decembrie

Pentru început, în lista de etichete din partea stângă, la bază, am făcut click pe more. Printr-un click pe Create New Label am creat noi etichete, în cazul în care nu doresc să ataşez mesajelor de interes etichete existente. În acest caz particular, am creat două etichete cu numele Pinterest şi Pinterest Săptămânal. Printr-un click în partea dreaptă a oricărei etichete, mi se deschide un meniu contextual identic cu cel de mai sus în cadrul căruia pot alege ,,Label Color”. Culoarea definită la acest pas va fi asociată mesajelor marcate cu respectiva etichetă. După ce am trecut prin acest pas, este suficient să selectez mesajele pe care le doresc ,,colorate” sau să fac un click pe primul buton de deasupra listei de mesaje din inbox pentru a automatiza selecţia. Printr-un click pe More în colţul din dreapta sus, ajung la Filter Messages Like These. Automat voi crea un filtru pentru mesajele de respectivii destinatari printr-un click pe Create filter with this search. După un alt click pe Apply the label Pinterest şi Create Filter, eventual bifând ,,Also apply filter to matching conversations”(Aplică filtrul şi la conversaţiile care se potrivesc), toate mesajele provenite de la adresă definită la pasul anterior sunt colorate cu verde în cazul meu şi au o etichetă asociată. Merită să aveţi în vedere că unui mesaj îi pot fi asociate mai multe etichete.

Acces rapid la etichete – Ce poţi face cu Gmail?

În cazul în care aveţi contul de email de serviciu pe Gmail şi vreţi să ajungeţi rapid la mesajele şefului, două etape trebuie să aveţi în vedere. În primul rând, creaţi o etichetă şi, prin metoda definită la pasul anterior, asociaţi mesajele de interes respectivei etichete. Alternativa este să introduceţi nişte criterii precise în căsuţa de căutare mesaje, precum ,,mail from:adresa.sef@mailoffice.ro”, fără ghilimele şi introducând adresa corectă a expeditorului mailurilor dorite. După ce aţi confirmat filtrarea prin apăsarea tastei Enter, este suficient să trageţi de lăcăţelul din stânga adresei web care începe cu HTTPS, cu click stânga apăsat, undeva pe bara de bookmark-uri. Dacă nu aveţi vizibilă respectiva bară, o puteţi activa din Settings – Bookmarks – Show bookmarks bar. Din acel moment, nu trebuie decât să faceţi click pe respectivul ,,semn de carte” şi aţi ajuns la ceea ce vă interesează.

Ce poţi face cu Gmail? – ştergerea automată a mesajelor

Dacă dezabonarea de la anumite newsletter-uri nu funcţionează şi v-aţi plictisit să le tot marcaţi ca spam fără nici un efect, cu un grad sporit de flexibilitate, le puteţi trimite direct în Trash. Totul implică setarea unor filtre cu o plajă mai mare sau mai mică de opţiuni. În exemplul meu, am optat că mesajele primite de la pinbot@pinterest.com şi weekly@pinterest.com să se ducă direct în trash. Pentru a defini această regulă, am selectat câteva dintre mesajele de interes, am făcut click pe more în colţul din dreapta sus, deasupra lor şi am ales Filter Messages Like This. Pe prima pagină am lăsat opţiunile implicite bifate, singurul câmp completat fiind bara de adresă cu cele două adrese de email care mă interesau şi am făcut click pe Create filter with this search. La pasul următor, după cum se poate observa şi în captura de mai sus, operaţiunea necesară este cât se poate de simplă, bifaţi Delete it. Pentru a spori un pic eficienţa acestui filtru proaspăt creat, bifaţi de asemenea ,,Also apply filter to matching conversations.” Toate operaţiunile realizate la aceşti paşi întră în vigoare după ce aţi făcut click pe Create Filter.

Cum ascunzi butoanele standard din partea stângă?

În afară de Inbox, orice buton poate fi ascuns din meniul principal Gmail. Dacă nu intraţi niciodată în Drafts sau Sent Items, puteţi foarte uşor să scăpaţi de ele. În colţul din stânga jos faceţi click pe More şi Manage Labels. În noua pagină, printr-un click pe show sau hide, puteţi foarte uşor să ascundeţi sau să afişaţi anumite etichete sau butoane mai mult sau mai puţin importante. În cazul meu, de exemplu, Chats e ascuns, la fel şi All mail. Bifa din partea dreaptă a acestei pagini cu textul ,,Show in IMAP” are şi ea nişte urmări. Dacă vizualizaţi mesajele din Gmail prin Outlook sau Windows Live Mail şi nu vreţi ca Drafts, de exemplu, să ajungă şi în respectivele aplicaţii, trebuie să eliminaţi bifa de pe ,,Show in IMAP” din dreptul său. Tot de pe această pagină puteţi şterge rapid anumite etichete pe care nu le mai folosiţi.

Ce poţi face cu Gmail? Mai e ceva de învăţat?

La bază, interfaţa web pentru Gmail este un web app cu foarte multe meniuri. Din păcate, multe dintre ele sunt ascunse şi, chiar şi atunci când le găsiţi, nu este foarte clară funcţionalitatea lor. Ca urmare, parcurgeţi cu atenţie aceste tutoriale cu titlul ,,Ce poţi face cu Gmail?” şi s-ar putea să apreciaţi mult mai mult eforturile celor de la Google de a finisa deseori unul dintre cele mai populare servicii de poştă electronică de pe mapamond.