Ce poţi face cu Gmail? – partea a III-a

Deşi la prima vedere pare un serviciu incredibil de prietenos, foarte mulţi dintre noi nu cunosc toate detaliile legate de ce poţi face cu Gmail.

În urmă cu câteva săptămâni, am început un serial de tutoriale cu titlul Ce poţi face cu Gmail? Plecând de la premisa că cei mai mulţi dintre noi folosesc serviciul de poştă electronică al celor de la Google, acest subiect mi s-a părut foarte atrăgător. Partea cea mai fascinantă este însă că, deşi interacţionez zilnic cu interfaţa web a Gmail, în continuare găsesc particularităţi nu foarte evidente care mă surprind într-un mod plăcut.  Este foarte posibil să ştiţi unele dintre ele, dar la fel de probabil este să învăţaţi ceva nou. Ca urmare, dacă aţi parcurs deja episoadele I şi II, ar fi păcat să nu citiţi şi ,,Ce poţi face cu Gmail? – partea a III – a”.

Ce poţi face cu Gmail? – funcţii ascunse în Settings

Dacă vreţi să vă personalizaţi interfaţa web a Gmail într-un mod semnificativ, cel mai bun punct de start este motoraşul din dreapta sus. Printr-un click pe el şi un al doilea click pe Settings, puteţi ajunge la o pagină web cu un amalgam de bife al căror scop este mai mult sau mai puţin evident. În acest caz particular, aş vrea să atrag atenţia asupra câtorva particularităţi care mi s-au părut mai utile şi pe care le găsiţi la secţiunea general.

Cine este Călin Georgescu, candidatul de la prezidențiale care crește în sondaje

Când începe Survivor România la Pro TV în 2025. Cine sunt cei 6 concurenți care luptă în emisiunea lui Măruță, primele nume de vedete

Prima, evidenţiată şi în captura de mai sus, face referire la activarea sau dezactivarea ideii de conversaţie în Inbox pentru mesajele cu subiect comun sau cele care au fost scrise doar din replici, prin Reply la un mesaj anterior. Deşi respectivele conversaţii vă facilitează parcurgerea rapidă a unui lung şir de mesaje, în timp, această metodă ar putea deveni ineficientă, mai ales dacă sunt incluse mesaje de la persoane diferite. Pentru a dezactiva conversaţiile, este suficient să bifaţi ,,Conversation view off”.

În teorie, butoanele din interfaţa Gmail sunt destul de sugestive. Nu de alta, dar au în spatele lor numeroase echipe de designeri şi ingineri care au fost nevoiţi să sintetizeze diverse funcţii printr-un limbaj universal ilustrat prin icoane. În altă ordine de idei însă, nu este deloc exclus să înlocuiţi acele butoane cu nişte etichete în format text, mult mai clare şi sugestive ca scop. Tot pe pagina General din Settings, pentru a transforma simbolurile de pe butoane în text, trebuie să faceţi click pe Button Labels – Text.

Pentru ca orice modificări pe care le-aţi realizat în Settings să fie aplicate, după bifarea sau debifarea lor, trebuie să navigaţi până la capătul de jos al paginii web şi faceţi un click pe Save Changes.

Ce poţi face cu Gmail în fereastra de compunere mesaj?

Deşi nu este foarte evident la prima vedere, după ce aţi făcut click pe butonul de compunere al unui mesaj nou din stânga sus – Compose, aveţi acces la mult mai multe funcţii decât aţi crede. În primul rând, în spatele noi ferestre care apare, puteţi în continuare să navigaţi printre mesajele care vă interesează pentru a găsi rapid o informaţie, iar emailul la care lucraţi nu se va pierde. De asemenea, dacă găsiţi câteva rânduri de text de care aveţi nevoie într-un mesaj mai vechi, este suficient să le selectaţi, să faceţi click pe ele şi, cu click stânga apăsat, să le trageţi în fereastra New Message. Principiul de funcţionare este acelaşi ca la Drag & Drop.

Gmail vă permite să compuneţi mai multe mesaje simultan. În orice moment veţi putea face din nou click pe Compose pentru a crea un nou email. În cazul în care vreţi să reduceţi o fereastră de compunere a unui mesaj nou la un buton, este suficient să faceţi un click pe bara de titlu a respectivei ferestre sau pe simbolul _ din dreapta sus. Pentru a readuce una din ferestrele minimizate în prim plan, este suficient un click pe zona în care s-a micşorat.

Dacă aveţi nevoie de câmpurile CC – Carbon Copy şi BCC – Blind Carbon Copy, acestea pot fi accesate printr-un click în colţul din dreapta sus al ferestrei de compunere mesaj. Pentru situaţiile în care vreţi să personalizaţi corpul unor email, cu un click pe A în stânga jos, aveţi acces la un set decent de opţiuni de formatare, inclusiv schimbare font, dimensiune, Bold, Italic, Underline, culoare font şi aliniament al unor linii de text în pagină. Printr-un click pe agrafa de lângă A, puteţi ataşa un fişier arbitrar de pe sistemul vostru respectivului mesaj. Ca o măsură de precauţie implementată de Google, pe Gmail nu se pot ataşa aplicaţii cu extensia .exe la email-uri. Alternativa în astfel de situaţii este să arhivaţi respectivele exe-uri în zip sau rar şi să le ataşaţi după aceea la un mesaj. Pentru situaţiile în care aţi făcut prea multe experimente nereuşite pe partea de formatare text, există un buton în colţul din dreapta jos intitulat foarte sugestiv Remove Fomating. În mod evident, acesta din urmă funcţionează doar pe un text selectat anterior.

Singurul buton pe care îl mai puteţi trece cu vederea în această fereastră şi nu este cazul, îl găsiţi în colţul din dreapta jos, lângă coşul de gunoi. Dacă aceasta din urmă are funcţia foarte evidentă de a şterge rapid un mesaj la care lucraţi, vârful de săgeată orientat în jos vă permite să imprimaţi rapid conţinutul unui email, să verificaţi particularităţi de ortografie şi să-i ataşaţi o etichetă. Aceasta din urmă este foarte importantă, deoarece vă ajută să ataşaţi etichete la mesajele care au ceva în comun, pentru a le găsi mult mai uşor ulterior. După cum se poate vedea în captura de mai sus, eu am preferat să marchez email-urile de muncă folosind Playtech.

Cât de utile sunt drafturile în Gmail?

Dacă în loc să trimiteţi un mesaj pe care l-aţi redactat apăsaţi pe X-ul din dreapta sus, acela va fi salvat în Draft. În lipsă de altceva, acesta este şi un mod foarte rapid de a lua notiţe, fără a le scrie într-un email pe care ulterior să vi-l trimiteţi vouă. Drafturile nu se şterg automat niciodată şi în permanenţă aveţi o evidenţă clară asupra numărului lor datorită valorii numerice din dreptul lor, în meniul principal din stânga.

La modul abstract de a pune problema, mesajele din Draft sunt scrise de voi pentru voi. În orice moment le puteţi continua pentru a le trimite unui destinatar străin sau, dacă vreţi, puteţi face click pe ele doar pentru a avea acces la informaţiile din interior. Dacă nu mai aveţi nevoie de anumite drafturi, nu trebuie decât să le bifaţi şi să faceţi click pe Discard Draft în partea de sus a paginii. Următorul buton, intitulat sugestiv Move to Inbox, vă ajută să mutaţi drafturi în Inbox cu scopul de a fi mai uşor accesibile.

Pentru că Gmail-ul percepe drafturile ca fiind mesaje obişnuite, după ce le-aţi selectat, acestora le pot fi ataşate etichete – Labels. De asemenea, printr-un click pe More, le puteţi defini ca fiind importante, necitite, le puteţi ataşa stele sau le puteţi muta în Tasks, sarcini pe care trebuie să le executaţi ulterior.

Ce poţi face cu Gmail în conversaţii?

Implicit, mesajele cu subiect comun din Gmail sunt afişate sub formă de conversaţii. Deşi puteţi dezactiva această funcţie urmând paşii detaliaţi mai sus, mai există câteva particularităţi interesante care se ascund în spatele acestui mod de parcurgere al emailurilor. În primul rând, toate mesajele dintr-o conversaţie care, cu excepţia ultimului mesaj, sunt compactate, pot fi extinse rapid printr-un click pe săgeata în jos dintr-un pătrat situată în colţul din dreapta sus, de deasupra conversaţiei, în stânga siglei unei imprimante. Ulterior, pe acelaşi buton, le puteţi strânge la loc.

Chiar dacă este foarte dificil să îl atingeţi, merită să reţineţi că numărul maxim al mesajelor dintr-o conversaţie din Gmail este 100. Peste această valoare, conversaţia se va împărţi automat în două. Pentru a şterge un singur mesaj dintr-o conversaţie, pentru a-l imprima, trimite mai departe şi nu numai, trebuie să faceţi un click pe săgeata în jos din dreapta butonului Reply din colţul din dreapta sus. Pentru a-l evidenţia, în captura de mai sus, respectivul buton este activ. Dacă interacţionaţi deseori cu persoane care nu sunt vorbitori de română, tot din respectivul meniu puteţi opta pentru traducerea integrală a unui mesaj folosind Google Translate. Veţi putea alege limba de destinaţie, în timp ce limba în care este redactat mesajul sursă este foarte probabil să fie recunoscută automat.

În concluzie, Ce poţi face cu Gmail? nu se încheie aici. Săptămâna viitoare voi mai detalia multe alte aspecte ale popularului serviciu de email, mai mult sau mai puţin avansate, într-un format cât mai accesibil.