Playtech te învață: Tutorial de sincronizare iPhone cu Outlook

Cu toate că întregul ecosistem creat de Apple pare destul de închis, este destul de uşor să realizaţi partea de sincronizare iPhone cu Outlook.

În momentul în care cei de la Apple au decis că iDevice-urile trebuie să-şi găsească loc în mediul enterprise, au realizat că acest lucru nu poate fi posibil fără un dram de flexibilitate. Respectiva flexibilitate se traduce prin compatibilitatea cu o varietate de servicii care există deja implementate în companii. Indiferent dacă este vorba de servere Microsoft Exchange sau o politică de companie manifestată prin utilizarea obligatorie a Microsoft Outlook pentru email, la ora actuală, un iPhone sau un iPad se pupă de minune cu toate.

Nici măcar nu trebuie să fie vorba de lucrul într-un mediu de afaceri. Este suficient să folosiţi voi pe PC-ul personal, de câţiva ani, programul pentru management de email-uri din Microsoft Office şi să vă doriţi ca toate datele de acolo să le aveţi subit accesibile şi pe iDevice-ul favorit. Pornind de la multe întrebări primite pe marginea acestui subiect şi de la scenariile descrise mai sus, era obligatoriu un tutorial de sincronizare iPhone cu Outlook.

Silviu Prigoană a fost înmormântat în mare secret. Anunțul făcut de fiii milionarului

Marian Godină, tată pentru a doua oară. Ce nume special a ales pentru cea de-a doua fetiță

Sincronizare iPhone cu Outlook cu fir

Indiferent dacă este vorba de conturi de email, o listă stufoasă de contacte sau de notiţe, este foarte important să ştiţi că este posibil să le sincronizaţi pe toate sau doar unele dintre ele cu un iPhone. Mai mult decât atât, aveţi două opţiuni, o puteţi face cu fir sau fără.

Să avem în vedere un scenariu simplu. Sunteţi un nou proprietar de iPhone, dar vechi utilizator de Outlook. Într-o astfel de situaţie, primul lucru pe care trebuie să-l faceţi pentru a începe sincronizarea datelor din Outlook cu al vostru iDevice este să instalaţi iTunes. iTunes este util atât pentru sincronizarea notiţelor, a contactelor şi conturilor de email, cât şi a fotografiilor dintr-un anumit director de pe computer sau a conţinutului multimedia, fie el video sau audio. Pentru a-l descărca, accesaţi www.itunes.com şi faceţi un click pe butonul mare din partea stângă marcat Download Now. După câteva secunde sau minute, în funcţie de conexiunea voastră la internet, veţi finaliza download-ul. Instalarea este foarte facilă şi o puteţi parcurge apăsând fără nici o grijă pe Next, Next, Finish. Singurul lucru pe care l-aţi putea dori debifat este redarea implicită a muzicii cu iTunes, iar acest aspect îl realizaţi de pe ultima pagină a asistentului de instalare.

Închideţi Outlook-ul, conectaţi iPhone-ul la computer şi rulaţi iTunes. La prima pornire, va trebui să daţi click pe un buton de Accept în fereastra de iTunes, înainte de orice altă operaţie. În colţul din dreapta sus veţi vedea un simbol pentru iPhone. Faceţi click pe el şi veţi întâmpina o fereastră identică cu cea de mai sus. Pe noi ne interesează secţiunea Info din meniul din stânga. Facem click pe ea şi bifăm câteva elemente pe această pagină: Sync Contacts with Outlook, Sync Calendars şi Sync Mail Accounts With Outlook (dacă este cazul). În partea de jos a acestei pagini de meniu mai există o bifă foarte importantă. Pentru ca sincronizare să se realizeze într-un singur sens, din al vostru Outlook în iPhone, aveţi grijă să bifaţi în partea de jos a ferestrei înlocuieşte informaţiile din acest iPhone (Replace information on this iPhone), bifând ulterior şi informaţiile pe care le doriţi înlocuite: contacte, calendare, conturi de mail, bookmark-uri.

Dacă folosiţi deja iPhone-ul de ceva timp şi doriţi sincronizarea datelor în două sensuri, din telefon în Outlook şi invers, este suficient să nu bifaţi cele câteva elemente de la finalul pagini. De asemenea, preventiv, în cazul în care aveţi deja un volum stufos de informaţii pe smartphone, recomandabil ar fi să faceţi un backup al întregului conţinut. Respectivul buton îl găsiţi pe prima pagină de meniu atunci când conectaţi iDevice-ul. Aceasta este marcată Summary în colţul din stânga sus din iTunes.

În cazul în care aţi urmărit cu atenţie tutorialul de mai sus, nu mai rămâne decât să declanşaţi sincronizarea efectivă prin butonul Sync din dreapta jos al ferestrei de iTunes. Eventual, s-ar putea să trebuiască să faceţi click pe Apply şi după aceea pe Sync. Procedura nu ar trebui să dureze mai mult de câteva minute, poate chiar secunde, în funcţie de volumul de date pe care îl aveţi de transferat.

Sincronizare iPhone cu Outlook fără fir

De la implementarea destul de agresivă a serviciului gratuit iCloud, mulţi au privit cu reticenţă această componentă a ofertei Apple. Tot iCloud însă v-ar putea face viaţa mult mai uşoară dacă este configurat cum trebuie. Înainte de orice, dacă nu aveţi încă, trebuie să vă creaţi un cont Apple. Acesta poate fi realizat atât prin intermediul iTunes, cât şi de pe iPad-ul sau iPhone-ul vostru. Trebuie doar să mergeţi în meniul
Configurări/Settings al iDevice-ului, la secţiunea iCloud şi să faceţi un tap pe Obţineţi un ID Apple gratuit. Paşii pe care trebuie să-i parcurgeţi sunt relativ simpli. Trebuie să introduceţi data naşterii, o adresă de mail existentă sau, dacă vreţi, puteţi să optaţi pentru un ID de forma ionel.vasile@me.com. Definiţi-vă o parolă şi răspunsurile la câteva întrebări de securitate. La final, aveţi grijă să vă activaţi contul nou creat printr-un click pe un link dintr-un email pe care îl veţi primi la câteva secunde după urmarea paşilor de mai sus.

Dacă nu aveţi respectivul buton şi este deja introdusă o adresă de email pe această pagină şi sunt bifate câteva funcţii, respectiva adresă de email este contul vostru Apple. La acesta ar fi recomandabil să ştiţi parola de acces, să o aflaţi sau dacă nu aveţi altă posibilitate, să o recuperaţi accesând de pe un PC, smartphone sau tabletă adresa iForgot.Apple.Com unde veţi fi întâmpinaţi de un formular.

În momentul în care aveţi un cont Apple, trebuie să ştiţi că acesta este valabil atât la iCloud, cât şi pentru achiziţii din AppStore şi iTunes. Pentru a-l folosi, trebuie să-l introduceţi pe toate iDevice-urile voastre în Configurări – iCloud. Pe respectiva pagină rezultatul final ar trebui să arate precum în captura alăturată. Pentru a începe sincronizare cu Outlook, trebuie să aveţi grijă ca toate funcţiile de pe această pagină să fie bifate. Altfel, nu veţi oferi practic acces serviciului Apple să va realizeze copii de siguranţă ale datelor şi să se asigure că orice contact, email, notiţă sau poză de pe un iPhone este şi pe un iPad configurat cu acelaşi nume de utilizator iCloud.

Partea bună este că aceleaşi informaţii le puteţi avea şi pe PC. Aveţi nevoie doar de un utilitar iCloud descărcabil gratuit de la adresa www.apple.com/icloud. Acesta se instalează foarte uşor, iar la final veţi fi întâmpinaţi de o fereastră precum cea de mai sus în care veţi fi invitat să vă autentificaţi cu numele de utilizator şi parola voastră Apple. Din nou, dacă vreţi să profitaţi de sincronizarea cu Outlook, trebuie să aveţi grijă ca respectiva aplicaţie Microsoft să fie închisă la voi pe computer. Doar aşa, veţi putea oferi acces exclusiv către datele din interior aplicaţiei Apple.

După ce v-aţi autentificat în utilitarul iCloud, faceţi un click pe primul buton de sus marcat foarte intuitiv ,,Set up iCloud Contacts, Calendars and Tasks in Outlook.” Aşteptaţi câteva secunde şi confirmaţi alegerea cu Apply. Automat, va începe sincronizarea datelor voastre din iCloud cu Outlook. Pentru a evita vreun dezastru prin care datele pe care le aveţi deja în Outlook sunt şterse, merită să aveţi în vedere că aplicaţia celor de la Apple vă va adăuga un nou cont de mail de genul ,,user.user@me.com” la conturi de email. Acelaşi principiu este valabil şi în cazul contactelor şi programărilor din calendar pe care le aveţi în iCloud. În momentul în care vor fi transferate în Outlook, după cum se poate vedea şi în captura de mai jos, vor fi stocate sub directorul iCloud din partea stângă. Puteţi fără probleme să copiaţi, mutaţi sau ştergeţi contacte din această fereastră şi, aproape instant, modificările voastre vor fi sincronizate cu iPhone-ul din buzunar. În spatele întregului proces de sincronizare în două sensuri se află utilitarul celor de la Apple care va sta în permanenţă încărcat în SysTray şi va porni odată cu sistemul de operare. Dacă vă încântă ideea de sincronizare a pozelor din Flux Foto cu un director de pe PC, tot prin utilitarul iCloud poate fi definită respectiva locaţie în care vă doriţi transferate imaginile.

Un alt detaliu care mă încântă şi nu este menţionat pe nici un buton, în nici o fereastră, ţine de notiţe. Dacă sunteţi un fan al aplicaţiei de notiţe de pe iPhone, ca şi mine, în momentul în care aţi apelat la sincronizarea datelor cu iCloud le veţi vedea în profilul de mail nou creat, după cum se poate vedea în captura de mai jos. Butonul Notes este inserat alfabetic între Junk E-mail şi Outbox.

Asta e tot?

Din păcate nu. Sunt câteva mesaje de eroare care vă pot pune piedici în realizarea procesului de mai sus, dar dacă urmăriţi fiecare etapă cu sfinţenie, nu ar trebui să fie cazul vostru. Personal, am încercat să parcurg cât mai multe scenarii posibile, dar dacă voi întâmpinaţi vreo problemă o puteţi formula în comentarii şi voi încerca să vă ajut.